Wer in seinem Finanzbetrieb selbst Provisionen abrechnet, braucht die geeignete Software hierfür. Sonst droht schnell Ärger mit dem Finanzamt. Ein Gastkommentar von Dirk Pappelbaum, Geschäftsführer der Leipziger Inveda.net GmbH.
Die Provision hat ein denkbar schlechtes Image. Daran sind weniger die Zahlungssummen schuld – 2017 wurden in Deutschland immerhin 17 Milliarden Euro ausgeschüttet - sondern vielmehr die endlosen und wenig zielführenden Debatten um „Provisionsdeckel“ und Co. Fakt ist, Provisionen sind nicht nur wichtige Einnahmequellen für viele Versicherungsvermittler, sondern insgesamt ein unerlässliches Werkzeug zur Vertriebssteuerung in der Versicherungs- und Finanzwirtschaft.
Komplexität erfordert digitale Lösungen
Die Provisionsabrechnung ist das Herzstück für einen funktionierenden Vertrieb. Dabei sind die einzelnen Produkte unerheblich. Denn Prozesse beim Vertrieb von Versicherungen, Bausparverträgen, Kapitalanlagen, Telefon- oder Stromverträgen ähneln sich.
Eine digitale Provisionsabrechnung ist heutzutage Standard. Denn die Komplexität in diesem Segment lässt sich nur noch mit professioneller Software effektiv und fehlerfrei durchführen. Eine gute softwaregestützte Provisionsabrechnung spart Zeit, minimiert Fehler und senkt Kosten.
Die beste Software nützt allerdings nichts, wenn es keine klaren Regeln für die eigene Vertriebsstruktur gibt. In einem funktionierenden Provisionssystem müssen alle denkbaren Fälle benannt und kategorisiert werden. Nur so vermeidet man Willkür bei der Abrechnung und schafft die notwendige Transparenz für das Finanzamt und erfüllt die Anforderungen an die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB).
Die digitale Provisionsabrechnung ist als Nebenbuchhaltungssystem in der Verfahrensdokumentation des Unternehmens zu benennen und mit der Anwenderdokumentation zu hinterlegen.
Das Finanzamt muss im Rahmen der steuerlichen Außenprüfung des Unternehmens per Schnittstelle und Handbuch in die Lage versetzt werden alle Buchungsprozesse zu überschauen. Dem Finanzamt muss schlüssig dargelegt werden, wie die Abrechnung erfolgt.
Anders bedeutet es im Worst Case: Wenn im Rahmen einer Tiefenprüfung die abrechnungstechnischen Abläufe nicht nachvollziehbar sind, dann kann das Finanzamt unterstellen, dass Geschäfte absichtlich verschleiert werden und eine Steuerschätzung veranlassen.
Ein Steuerberater kann sicher beurteilen, welche Belege notwendig sind, jedoch fehlt häufig das Wissen über die branchenspezifischen Regelungen. So kann im Versicherungsbereich eine Provision nicht beliebig ausgezahlt werden, es gibt Regeln für den Fall eines Stornos und nicht jede Provisionszahlung ist automatisch frei von Umsatzsteuer. Außerdem muss klar definiert werden, wann eine Provision verdient ist. Denn ist man nicht selbst die Versicherungsgesellschaft, liegt es nicht in der eigenen Kontrolle zu entscheiden, wann ein Vertrag zustande kommt und wann er gegebenenfalls wieder gekündigt wird. Weichen die Regeln bei der Provisionsauszahlung davon ab, bekommt man schnell Schwierigkeiten bei der Nachvollziehbarkeit der Geldflüsse.
Regeln müssen auch für eigene Mitarbeiter transparent sein
Hat man alle gesetzlichen und steuerlichen Punkte im Blick, bleiben noch die Regeln für die eigene Vertriebsstruktur. Sind die Regeln für die Verteilung der Provision nicht transparent und klar für alle Fälle definiert, kann das schnell zum Unmut bei den Vertriebsmitarbeitern führen. Dabei muss auch klar sein, wie man mit einem Wechsel in der Hierarchie oder dem Wechsel in der Betreuung eines Kunden umgeht. Stornos müssen in den Abrechnungen transparent nachvollziehbar sein, ratierliche Auszahlungen ebenso. Hat man sich hier für die falsche Software entschieden, lässt sich das meist nur schwer korrigieren.
In der Regel ist die Software für die Buchhaltung nicht dieselbe wie für die Abrechnung. Hier hat sich in den letzten Jahren der Branchenprimus DATEV mit Abstand durchgesetzt. Umso wichtiger ist daher die Frage, ob die eingesetzte Abrechnungssoftware eine Schnittstelle zum DATEV besitzt. Je besser diese Schnittstelle ist, desto eher lassen sich Fehler in der Buchführung vermeiden. Idealerweise werden Konten in der Abrechnungssoftware geführt, die 1:1 an das DATEV übergeben werden und sich dort auch so wiederfinden.
Eine weitere Notwendigkeit ist die Revisionssicherheit, damit Konten im Abrechnungssystem durch Benutzer und Mitarbeiter des Unternehmens nicht manipuliert werden können. Dabei gelten die Anforderungen der Revisionssicherheit nicht nur für die Buchungen, sondern auch für die den Buchungen zugrundeliegenden Geschäftsdaten. Es muss revisionssicher belegt werden, welche Verträge den Provisionszahlungen zu Grunde liegen, die Provision muss sich aus den Vertragsdaten herleiten lassen und die Zeitpunkte im Vertrag müssen zur festgelegten Fälligkeit der Provision passen. Somit muss klar definiert werden, welche Daten mit Abrechnung zu speichern sind.
Behält man alle aufgeführten Aspekte im Blick, dann wird klar: Die Entscheidung für die richtige Software kann nie eine schnelle Entscheidung sein. Sie braucht Augenmaß und Sorgfalt.