Wenn es um das Löschen von Dokumenten geht, dann findet man in der Datenschutz-Grundverordnung unter Artikel 17 den Titel "Recht auf Löschung". Dort steht im Absatz I Punkt A "Der Verantwortliche ist verpflichtet, personenbezogene Daten unverzüglich zu löschen, sofern einer der folgenden Gründe zutrifft ... Die personenbezogenen Daten sind für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig.". Im Falle des vorherigen Beispiels, dem Wasserschaden, ist der Fall für den Makler abgeschlossen, wenn der Schaden beglichen ist und der Kunde keine Einwände erhebt. Darüber hinaus gibt es für den Makler keinen Grund, das Dokument aufzuheben. Gleiches gilt für abgelaufene Versicherungsverträge. Auch hier besteht keine Notwendigkeit der Aufbewahrung.
Bei den Unterlagen zu ehemaligen Kunden ist es indes heikel, zumindest so lange dort noch Verträge laufen, für die der Makler noch in die Haftung genommen werden kann. Mit der Übertragung des Bestandes ist der Makler keineswegs aus der Haftung und braucht seine Unterlagen, um sich gegen den möglichen Vorwurf einer Falschberatung wehren zu können. Gleiches gilt für Daten zur Provisionsabrechnung, hier verlangt die Abgabenordnung eine Aufbewahrung von mindesten zehn Jahren.
Für alleinarbeitende Makler ist es einfach: die Provisionsabrechnungen werden durch die Versicherungsgesellschaften und Pools erstellt und der Makler kann sich die Monats- bzw. Jahresabrechnungen selbst abspeichern. Hat der Makler hingegen eine eigene Struktur und verteilt die eingehende Provision, so muss der Geldfluss transparent bleiben und der ordnungsgemäßen Buchführung entsprechen – da heißt das alle mit dem Geschäftsvorfällen verbundenen Daten (Versicherungsverträge/Kundendaten) ebenfalls nach der Abgabenordnung archiviert werden müssen.
Das Ziel der Entwickler eines MVP muss es sein Algorithmen zu implementieren, um Daten kalkuliert nach Vorgabe zu löschen. Hierzu finden sich gute Ansätze in den gesetzlichen Vorschriften.
Das Löschen sollte als ein wichtiger Aspekt bei der Digitalisierung betrachtet werden. Es hilft insbesondere, Kosten für Speicher und Datensicherung zu sparen und entlastet die Systeme bei der Auswertung und der Suche nach Daten.