Die Entscheidung für das richtige Maklerverwaltungsprogramm (MVP) ist richtungsweisend für den zukünftigen Erfolg des Maklerbüros. Welche Schritte bei der Auswahl der zentralen Arbeitsoberfläche von Versicherungsmaklern zu beachten sind, erklärt Karsten Allesch, geschäftsführender Gesellschafter des Deutschen Maklerverbunds (DEMV).
Ein gutes Maklerverwaltungsprogramm kann Personalkosten reduzieren und bewirkt bei richtigem Einsatz Effizienzgewinne. Schließlich können eine automatisierte Kunden- und Vertragsverwaltung die Arbeit deutlich erleichtern und damit verbunden den Verwaltungsaufwand vermindern. Mit der gewonnenen Zeit können sich Vermittler verstärkt auf die Beratung Ihrer Kunden konzentrieren. Zudem können Mitarbeiter dadurch zusätzliche Aufgaben übernehmen und im besten Fall den Umsatz steigern. Doch welche Schritte helfen bei der Auswahl der passenden Technologie?
Erster Schritt: Funktionsumfang prüfen:
Zweiter Schritt: Zukunftssicherheit evaluieren:
Achten Sie darauf, dass der Hersteller der Software flexible Lösungen für einen Systemwechsel anbietet. Dies erzeugt für den Anbieter einen Innovationszwang, die Software stetig weiterzuentwickeln. Nur eine fortlaufende Weiterentwicklung des MVP erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass die Software auch weiterhin state of the art ist. Wichtig in diesem Zusammenhang ist eine problemlose Exportmöglichkeit aller Kunden- und Vertragsdaten, um notfalls eine Migration in ein anderes System zu realisieren.
Dritter Schritt: Auf Benutzerfreundlichkeit achten:
Klar strukturierte Oberflächen verringern den Einarbeitungsprozess und erhöhen die Effizienz. Bitten Sie Kollegen und Mitarbeiter darum, während der Testphase Funktionen und Abläufe des MVP zu testen. Mit einer Gegenüberstellung von Vor- und Nachteilen in der Nutzerführung fällt es Ihnen zusätzlich leichter eine Entscheidung zu treffen. Achten Sie darauf, ob die Software intuitiv und effizient ist.
Vierter Schritt: Unterstützung des Dienstleisters prüfen:
Viele Versicherungsmakler bewerten Dienstleister auf diversen Portalen im Internet. Informieren Sie sich auf unabhängigen Seiten wie Proven Expert oder Google über Kommentare von Anwendern über den Service und die Hilfe des Dienstleisters. Gibt es Hinweise auf versteckte Kosten für Support oder andere Services? Prüfen Sie, ob der Anbieter über mehrere Jahre Top-Platzierungen in einschlägigen Branchenumfragen mit befragten Maklern erreicht hat. Einblicke bieten hier beispielsweise der Makler-Champion Award vom Versicherungsmagazin und ServiceValue oder der dvb-Makler Audit.
Fünfter Schritt: Unabhängigkeit sicherstellen:
Ein gutes Maklerverwaltungsprogramm stellt jederzeit alle Kunden- und Vertragsdaten digital für Sie bereit - unabhängig davon, ob der Vertrag über einen Maklerpool oder die Direktvereinbarung eingereicht wurde. Sie sollten das Programm zudem auch losgelöst von einer Partnervereinbarung mit einem Maklerpool, Maklerverbund oder Versicherer nutzen können.
Sechster Schritt: Über IT-Sicherheit informieren:
Offline-Maklersoftware suggeriert häufig eine höhere Sicherheit, da die Kunden- und Vertragsdaten physisch beim Maklerbüro liegen. Doch was passiert bei Einbruch oder einem Cyberangriff? Bei online-basierter Maklersoftware erfolgt das Hosting über Rechenzentren, die unter physischer Bewachung stehen und an die Feuerwehr angeschlossen sind. Zugang erhalten nur befugte Personen. Eine Spiegelung der Daten in verschiedenen Zeitintervallen sorgt für zusätzliche Sicherheit. Diesen Aufwand kann ein normales Maklerhaus nicht betreiben. Es ist wichtig zu wissen, wo die Daten liegen und wem die Daten gehören.
Siebter Schritt: Finanzielle Modalitäten klären:
Einige Anbieter erheben keine Lizenzkosten für das Maklerverwaltungsprogramm und bieten als Einkaufsgemeinschaft sogar zusätzliche Services und hohe Konditionen an. Dies ist möglich, weil die technische Automatisierung den Aufwand der Versicherer so stark reduziert, dass der Anbieter dank einer höheren Marge die Kosten selbst tragen kann. Wichtige Faktoren sind demnach die einmaligen und die laufenden Kosten, etwaige versteckte Kosten, etwa für Supportanfragen oder für weitere Nutzer.
Achter Schritt: Keine Frage unbeantwortet lassen:
Achten Sie auf die Details bei der Entscheidung nach dem richtigen Maklerverwaltungsprogramm. Testen ist zwar zeitaufwändig, mindert jedoch das Risiko eine falsche Entscheidung zu treffen. Erstellen Sie sich eine ausführliche Checkliste, schreiben Sie jede Frage auf, die Sie oder ihre Mitarbeiter haben.
Das richtige Maklerverwaltungsprogamm ist ihr digitaler Mitarbeiter
Der Markt für Maklersoftware ist unübersichtlich. Bei einer Recherche stößt man als Versicherungsmakler auf zahlreiche Anbieter und Lösungen. Die Entscheidung für eine Maklerplattform, ist von den Anforderungen abhängig, die ein Maklerbüro im Speziellen hat. Was Ihr befreundeter Kollege nutzt, muss daher noch lange nicht das Richtige für Sie sein.
Grundsätzlich sollte Sie ein MVP aber entlasten und dabei Verwaltungsaufwand deutlich reduzieren. Überlegen Sie genau, welche Anforderungen Sie an ein Maklerverwaltungsprogramm stellen. Auf der ausführlichen Informationseite https://makler.demv.de/maklerverwaltungsprogramme/ finden Sie eine kostenlose Checkliste, die Ihnen bei der Wahl eines geeigneten MVPs helfen kann. Auch finden Sie dort ausführliche Informationen, Vergleiche und Studieninformationen zum Thema.