Mit diesem Angebot der Deutschen Post können Versicherungsbetriebe ihre klassischen Briefe parallel auch digital verschicken – und zwar datenschutzkonform. Mit diesem Mehrwert punkten Sie bei Ihren Kund*innen. Die Digitale Kopie bietet nämlich die Möglichkeit, ein rechtsverbindliches physisches Dokument zuzuschicken, den Inhalt aber frühzeitig digital zur Verfügung zu stellen.
Ihr Kunde hat eine neue Versicherung abgeschlossen? Prima! Die Unterlagen kommen meist ein paar Tage danach per Post ins Haus. Ein ganzer Stapel Papier, der abgeheftet und verarbeitet werden will. Wie gut, wenn man ein E-Mail-Konto bei GMX oder Web.de hat.
Dann können die Versicherungsunterlagen parallel zum klassischen Versand per Brief auch digital als PDF empfangen werden – und Versicherte haben sie sofort auf Laptop, Smartphone, Tablet & Co. „Digitale Kopie“ heißt ein gemeinsamer Service von 1&1 und Deutscher Post, der das ermöglicht.
So einfach geht‘s
Schon heute können die über 35 Millionen Nutzerinnen und Nutzer eines Postfachs bei Web.de oder GMX sich eine Briefankündigung kostenfrei per E-Mail zuschicken lassen, wenn sie sich für diesen Service angemeldet haben. Ein Foto des Umschlags – und man weiß, welcher Brief ankommt. Der Service Digitale Kopie geht einen Schritt weiter. Auf Wunsch werden auch die Sendungsinhalte zugestellt. Das funktioniert so: Die Versicherungsbetriebe übertragen ein PDF-Dokument mit dem Inhalt des Briefes als Digitale Kopie an die Deutsche Post. Die Digitale Kopie wird parallel per E-Mail zugeschickt, während der eigentliche Brief postalisch zugestellt wird. Ein Service, der für beide beteiligten Seiten kostenfrei ist. Versicherungsunternehmen schließen dazu mit der Deutschen Post eine Vereinbarung, Versicherte beauftragen die Post über das jeweilige E-Mail-Portal.
Der Service bietet einige Vorteile
Das heißt: Versicherungsunternehmen und ihre Partner-Betriebe können Unterlagen und Briefe parallel zum physischen Versand auch digital zustellen lassen – und zwar komplett DSGVO-konform. Die Kombination der Kommunikationskanäle für Geschäftspost, Behördenschreiben oder andere Dokumente verbindet die Sicherheit des klassischen Briefs mit der Convenience digitaler Kommunikation. Damit nutzen Unternehmen eine echte Chance, denn: Ihre Versicherten bekommen einen Überblick über die Post, die zu ihnen unterwegs ist – ob sie auf Korsika sind, unterwegs im mittleren Westen der USA oder zuhause in Deutschland. Zudem kann man die Dokumente auf mobilen Geräten wie dem Tablet oder einem Smartphone empfangen, lesen und digital ablegen. Das erleichtert das Handling enorm.
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