Bei der Wahl eines passenden Anbieters spielen viele Faktoren eine Rolle. Entscheider sollten vor allem auf folgende Punkte achten:
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Standort in Deutschland
Durch wird sichergestellt, dass die Post den Dienstleister möglichst ohne Verzögerung erreicht und dass die hierzulande geltenden strengen Datenschutzbestimmungen angewendet werden. -
Agnostische Tätigkeit
Das bedeutet, dass der Dienstleister Post von allen Postunternehmen digitalisiert. -
Große Kundenbasis
Diese lässt auf umfassende Erfahrungen schließen. -
Vertrag zur Auftragsverarbeitung
Eine solche Vereinbarung ist nach der EU-Datenschutzgrundverordnung Pflicht. -
Gutes Zeitmanagement
Das Scannen samt digitaler Bereitstellung sollte nicht länger als 24 Stunden dauern. Service Level Agreements und Same Day Scanning werden vertraglich festgeschrieben. -
Zertifizierungen
Anerkannte Siegel und Zertifizierungen, zum Beispiel nach ISO 9001, ISO 27001 oder den GoBD, weisen Professionalität aus. -
Archivierung
Die physischen Dokumente sollten für einen definierten Zeitraum aufbewahrt werden. Derweil hat der Versicherungsmakler die Möglichkeit, sie im Original anzufordern oder zu entscheiden, ob sie datenschutzkonform vernichtet werden.
Über die Postdigitalisierung hinaus warten natürlich noch viele weitere Optionen, um die Prozesse und die Zusammenarbeit mit den Kunden zu verbessern. Dafür gibt es unter anderem Lösungen für Task-Management, Terminplanung, Workflows, Datenaustausch, Kollaboration und Kommunikation im Team. Hier verlinkt befindet sich ein Agentursoftware Vergleich. Daraus können Versicherungsmakler sowie Vermittler die Tools auswählen, die sie benötigen und so mit konsequenter Digitalisierung selbst eine gute Versicherung für die Zukunft abschließen.