SEPA ab Februar verbindlich - Mandatsreferenz nicht vergessen
Ab dem 1. Feburar 2014 gelten neue Regeln für Überweisungen und Lastschriften. Mit der Einführung der Single Euro Payments Area (SEPA), dem einheitlichen Euro-Zahlungsverkehrsraum, sollen Euro-Überweisungen innerhalb der EU vereinheitlicht werden. Für Unternehmen, die noch das alte Lastschriftverfahren nutzen, ist Eile geboten, neben Gläubiger-ID und SEPA-Mandant muss mit jeder Lastschrift zukünftig auch eine Mandatsreferenz der Bank mitgeteilt werden.
Neben der Vereinheitlichung der Bankdaten durch die IBAN, die in Deutschland 22 Stellen lang ist und im Prinzip aus der alten Kontonummer und der Bankleitzahl besteht, müssen Lastschriften eine Mandatsreferenz besitzen. Über diese Mandatsreferenz können die Banken zukünftig besser auf Widersprüche der Kunden reagieren. Das Recht auf Widerspruch zu einer erfolgten Lastschrift ändert sich zum 1. Februar für die Kunden. Diese können dann 8 Wochen der Lastschrift widersprechen. Diese Frist verlängert sich sogar auf 12 Monate, wenn der Einziehende nicht nachweisen kann, dass er über ein gültiges Mandat des Kunden verfügt. Dieses Mandat muss genau diese Mandatsreferenz enthalten, die dann in den Lastschriften gegenüber dem Kunden verwendet wird. Wurde einmal der Lastschrift widersprochen, muss sich der Einziehende ein neues Mandat vom Kunden bestätigen lassen und ab da auch eine neue Mandatsreferenz verwenden.
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Das Mandat mit einem Kunden kann auf unterschiedlichen Wegen zu Stande kommen. Für neue Mandate ist am besten, sich diese vom Kunden unterschreiben zu lassen, denn die SEPA-Vorschriften verlangen hier die Schriftform und die ist nur mit Original-Unterschrift oder Elektronischer Signatur des Kunden gewahrt. Nur für Online-Shops und Internetdienstleister gilt eine Ausnahme, da das Erbringen einer Unterschrift nicht zugemutet werden kann.
Für bereits bestehende Kundenverbindungen reicht es, wenn der Einziehende die Kunden rechtzeitig über das neue SEPA-Mandat informiert. Er muss neben den neuen Kontoverbindungen der Kunden (IBAN und BIC) auch seine Gläubiger-ID und die individuelle Mandatsreferenz ausweisen. Zum kostenlosen IBAN-BIC Rechner.
Die Mandatsreferenz sollte auf Grund der Anforderungen am besten aus einer eindeutigen Kundennummer und dem Datum der Bestellung bestehen. Für alte Mandate, bei denen nur die Kunden informiert wurden, darf das Datum nicht vor dem 9.7.2012 liegen, denn zu diesem Datum wurde die neuen SEPA-Regeln eingeführt. Am besten wird hier das Datum der Information über das neue SEPA-Mandat benutzt. Für die Mandatsreferenz stehen 35 Zeichen zur Verfügung die mit Buchstaben A-Z und a-z, Zahlen und den Sonderzeichen ' , . : + - / ( ) ? belegt werden können. Führt man für jeden Vertrag mit dem Kunden eine gesonderte Buchung durch und teilt ihm dazu auch eine separate Mandatsreferenz mit, dann sollte die Mandatsreferenz auch eine eindeutige Auftragsnummer enthalten.
Das Datum für das SEPA-Mandant muss bei Einreichung bei der Bank mindestens 14 Tage in der Vergangenheit liegen, denn die Kunden sollen zukünftig über den Einzug rechtzeitig informiert werden. Das gilt auch für Folgelastschriften, hier sind die Kunden ebenfalls vorher durch den Einziehenden zu informieren. Hier hat mit der SEPA-Einführung ebenfalls eine gravierende Änderung stattgefunden. Das Datum des geplanten Einzugs muss den Kunden exakt mitgeteilt werden. Bisher durfte der Einzug bei Lastschriften irgendwann stattfinden. Wie so oft gibt es aber eine Hintertür, die Frist von 14 Tagen kann einzelverträglich gekürzt werden, wenn man dies z.B. auf der Rechnung mitteilt.
Beispiel-Formulare für SEPA-Mandate
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