Maklerverwaltungsprogramm - Mehrwert durch Detaillösungen und Grundsatzphilosophie

Robert Schmidt, Geschäftsführer der vfm Konzept GmbHRobert Schmidt, Geschäftsführer der vfm Konzept GmbHvfm Konzept GmbHVersicherungsbote: Was hat die vfm Konzept GmbH als ein Glied der vfm Gruppe bewogen, neben den vielen bereits am Markt existierenden Programmen ein eigenes Maklerverwaltungsprogramm zu entwickeln?

Robert Schmidt: Die seit 2002 im vfm-Verbund eingesetzte Software - auch eine der Top 5 im Markt – hatte in den vergangenen Jahren deutlich an Innovationskraft verloren. Wir hatten aus dem Kreis unserer Kooperationspartner, aber auch als Mitglied eines Anwender-Strategiekreises viele Anregungen, Funktionsvorschläge und Anforderungen gesammelt, welche von dem Softwarehersteller aber über Jahre nicht umgesetzt werden konnten. Aus dieser Motivation heraus haben wir zunächst eine ausführliche Marktrecherche betrieben. Besonders wichtig war uns eine ansprechende Kundenanalyse mit einer schlanken, aber wertigen Beratungsdokumentation, automatisierte Prozesse, eine moderne Oberfläche für einfaches Handling und maximale Flexibilität, um Layout, Prozesse und Verhalten des Programms anwenderspezifisch anpassen zu können, unabhängig vom Softwarehersteller.

Nicht zuletzt ist natürlich auch die finanzielle und personelle Solidität des Softwareherstellers ein wichtiges Kriterium. Da wir keine Software finden konnten, die die Summe aller unserer Anforderungen zu einem ansprechenden Maß abdeckt, war die Idee entstanden, aus der Not eine Tugend zu machen und das Projekt selbst um zu setzen. Die Entwicklung der bisher eingesetzten Software hatten wir gerade in den Anfangsjahren sehr intensiv mitbegleitet und verfügen selbst über ein Softwareentwickler-Team mit MVP-Erfahrung. Somit konnten wir gut einschätzen, worauf wir uns einlassen. Der ausschlaggebende Punkt für den Projektstart waren die außerordentlich positiven Erfahrungen, die wir in den letzten Jahren bei der Entwicklung interner CRM-Projekte machen durften. Und jetzt macht es richtig Spaß, die vielen Punkte, die wir uns immer für die Anwender gewünscht haben, einfach selbst umzusetzen.

Versicherungsbote: Welchen Funktionsumfang deckt Keasy ab?

Robert Schmidt: Die Liste der Funktionen und Teilbereiche ist sehr lang. Keasy bietet die üblichen Grundmodule, wie die Privat-/Firmenkundenverwaltung, Vertragsverwaltung mit spartenspezifischen Vertragsmasken, dazu eine Risiken-Verwaltung mit entsprechender Zuordnung der Risiken zu den Verträgen und darüber hinaus auch eine SFR-Verwaltung und Schadenverwaltung. Hinzu kommen unsere absoluten Highlights – die Aktivitäten-Verwaltung mit automatisierten Prozessen und die Beratungsverwaltung mit automatisierter Dokumentation und individueller Angebotsaufbereitung. Ein weiterer Baustein ist das automatisierte Dokumentenmanagement-System durch Integration von ELO, kombiniert mit einem sehr leistungsfähigen Vorlagen-System mit E-Mail-/Word-/Excel-/Report-/PDF-Vorlagen. Daneben gibt es noch viele kleinere Leistungsbereiche wie Masken-Designer, Excel-Import-Modul, Telefon-Schnittstelle, Office 365 Integration, Maklerportal-Schnittstelle und vieles mehr.

Versicherungsbote: Ihr Motto lautet: „Aus der Praxis – für die Praxis“. Was unterscheidet Ihr Programm von bereits am Markt befind­lichen Programmen wie z. B. AMS.4, aB-Agenta fx oder auch Finanz Office?

Robert Schmidt: Durch unseren Partnerbeirat, die hausinterne lokale Maklerfirma und verschiedene Anwender-Workshops auch außerhalb des vfm-Verbundes, kennen wir die Bedürfnisse der Anwender aus der Praxis heraus besser als jedes andere Softwarehaus. Innerhalb der vfm-Gruppe stehen uns Versicherungsexperten, Anwälte und Marketing-Fachleute direkt zur Verfügung, um die Entwicklung und Prozessgestaltung ideal zu unterstützen. Das merkt man dem Programm an – das Feedback, das wir auf Messen und nach Onlinepräsentationen erhalten, ist immer wieder ähnlich: „Hier merkt man, dass das Programm von Praktikern entwickelt wurde“, oder „Endlich hat mal jemand verstanden, was wir wirklich brauchen“. Der hier angesprochene Mehrwert für den Anwender zeigt sich in vielen kleinen durchdachten Detaillösungen, aber auch in der grundsätzlichen Philosophie.

Wenn man Themen wie Kundenanalyse, Beratungsdokumentation, Provisionsabrechnung und SFR-Verwaltung nur oberflächlich umsetzt, wird das Programm den komplexen Anforderungen nicht gerecht. Wenn man es aber so umsetzt, dass alle theoretisch denkbaren Anforderungen damit abgedeckt werden können, wird es schlichtweg nicht mehr bedienbar. Hier konnte unser praxisorientierter, pragmatischer Ansatz einfach überzeugen. Das zentrale Herzstück im praktischen Handling ist die Aktivitäten-Verwaltung. Hierfür wurden für alle Standardfälle im Maklerbetrieb entsprechende Prozesse definiert. Dadurch werden sämtliche Standardprozesse wie Neukunde, Antragsanlage, Vertragskündigung usw. durch automatisierte Prozesse mit praxisorientierten Schritten abgebildet.

In den einzelnen Schritten werden automatisch passende E-Mails, Briefe und Reports generiert, Beratungsdokumentationen befüllt, Parameter abgefragt, Hinweise gegeben, Statusaktualisierungen vorgenommen und vieles mehr. Dadurch nehmen wir dem Anwender viel Arbeit ab und reduzieren das Fehler- und Haftungspotential enorm. Natürlich wird die Prozessverwaltung in Keasy nicht als leeres Gerüst sondern incl. aller Prozessdefinitionen ausgeliefert. Unabhängig davon können zudem auch komplett eigene Abläufe erstellt werden. Durch diese Prozessautomatisierung kann viel Zeitersparnis, gleichbleibende Prozess-Qualität und der perfekte Überblick über laufenden Aktivitäten im Unternehmen erreicht werden.

Versicherungsbote: Wann wurde die Arbeit an Keasy aufgenommen? Ist die Produktentwicklung bereits abgeschlossen?

Robert Schmidt: Wir haben Anfang 2012 die Entwicklung eines eigenen Beratungstools begonnen, auf dessen Basis Keasy erstellt wurde. Mittlerweile ist die Software seit Juli diesen Jahres bei den ersten Anwendern im Einsatz. In den nächsten Monaten folgen die Fertigstellung der Provisionsabrechnung und eine breite Schnittstellenauswahl. Auch der GDV-Datenimport und Datenimport aus dem bisherigen System wird bis Mitte nächsten Jahres verfügbar sein. Vollumfänglich abgeschlossen wird die Produktentwicklung von Keasy aber nie sein, getreu der Devise: Stillstand ist Rückschritt. Eine Online-Version bzw. App, ein Endkundenportal und natürlich ein ständiger Ausbau des Funktionsumfangs nach dem Feedback und den Be­dürfnissen der Anwender werden folgen.

Versicherungsbote: Gibt es für interessierte Unternehmen eine Produkt-Demo zum Download und wenn ja, in wie fern unterliegt die Demo Einschränkungen im Vergleich zum käuflich erworbenen Produkt?

Robert Schmidt: Ein ausführlicher Test von Keasy ist über einen temporären Zugang zu unserem Demo-Server oder bei sehr konkretem Interesse über eine lokale Installation mit zeitlich begrenzter, aber im Funktionsumfang uneingeschränkter Demo-Lizenz möglich.

Versicherungsbote: Ist Keasy ein modulares System und kann in Bezug auf Kosten und Funktion auf die Bedürfnisse der Interessenten „out of the box“ zugeschnitten werden? Oder hat das Programm eine eher monolithische Struktur, bei der man alle dem Gesamtpaket zur Verfügung stehenden Funktionalitäten quasi en bloc, also ohne Differenzierung erwirbt?

Robert Schmidt: Das „Gesamtpaket“ klingt in Ihrer Frage eher negativ. Wir hatten mit der bisher eingesetzten Software mit einer „All-inclusive“-Lizenz sehr positive Erfahrungen gemacht. Den optimalen Nutzen hat der Anwender, wenn er auf alle Programmteile zugreifen kann – und nicht erst aus einer langen Modul-Liste auswählen muss, was er gegen Aufpreis kaufen will und was er aus Kostengründen weglassen muss. Wie beim Auto macht die Aufpreisliste manche Software erst so richtig teuer. Nur kostet es uns im Gegensatz um Autohersteller nichts zusätzlich, dem An­wender wirklich alle entwickelten Funktionen zur Verfügung zu stellen. Die Keasy-Lizenz ist grundsätzlich eine All-inklusive Lizenz – und beinhaltet damit auch alle künftig erscheinenden Erweiterungen.

Versicherungsbote: Ist Keasy für den Kauf oder für die Miete vorgesehen oder sind beide Modelle möglich?

Robert Schmidt: Auch beim Lizenzmodell ist uns Praxisorientierung wichtig. Keasy darf an be­liebig vielen Arbeitsplätzen installiert werden – lizenziert werden muss nur die Anzahl der gleichzeitigen Anmeldungen am Programm. Keasy kann man nicht nur kaufen oder mieten, sondern auch beide Lösungen flexibel kombinieren. Damit können Sie zu Ihren gekauften Lizenzen auch bei Bedarf eine weitere Lizenz hinzumieten und die Miete mit nur dreimonatiger Frist auch jederzeit wieder kündigen. Die Miete ist dabei attraktiv kalkuliert und stellt eine echte Alternative zum Kauf dar.

Versicherungsbote: Wie hoch sind die zu erwartenden Kosten in Bezug auf den Erwerb und in der Folge für den jährlichen Betrieb, wenn sich beispielsweise ein Maklerbüro mit zwei Versicherungsmaklern und einem Backoffice-Mitarbeiter mit Keasy ausstatten will?

Robert Schmidt: Als Kaufvariante sind das bei drei Arbeitsplätzen einmalig 3.120 Euro für den Kauf und 99 Euro im Monat laufend für Softwarepflege und Support. Bei der Miet-Variante fallen einmalig nur 149 Euro an und monatlich 177 Euro für die Miete und Support.

Herr Schmidt, herzlichen Dank für das Interview!