Ein Maklerbüro ohne ein gut gepflegtes Maklerverwaltungsprogramm ist nichts wert

Versicherungsbote: Warum ist ein Maklerverwaltungsprogramm (MVP) für jeden freien Vermittler ein Muss ist?

Ralf Kohl: Das Herz eines jeden Maklerbüros ist, beziehungsweise sollte, das Maklerverwaltungsprogramm (kurz: MVP) sein.

Die dort erfassten Informationen machen den Wert meines Unternehmens bei der Geschäftsaufgabe (egal, ob aus Alters- oder gesundheitlichen Gründen) aus. Denn woher soll der potentielle Käufer meines Bestandes wissen, auf was er sich einkauft? Wie bestimme ich ohne ein sauber gepflegtes MVP die durchschnittliche Vertragsdichte pro Kunde, die Prämien- / Courtageeinnahmen pro Sparte, sowie die Altersstruktur meiner Mandanten? Alles Faktoren für die Bewertung meines Bestandes, meines Lebenswerkes. Mit Excel-Tabellen oder Handmappen schwer bis gar nicht darstellbar. Ich gehe sogar so weit, dass ich behaupte, ein Maklerbüro ohne ein gut gepflegtes MVP ist nichts wert, bzw. lässt sich nicht verkaufen.

Auch für die Prozessoptimierung/-automatisierung ist das Kernstück das gut geführte MVP. Dieses unterstützt mich bei meiner täglichen Arbeit. Bestandsselektionen, Serienbriefe oder -mails lassen sich kaufmännisch sinnvoll nur mit einem MVP darstellen. Mein Umsatzpotential sind die erfassten Daten der Kunden, sowie die, der bevorstehenden Abläufe von Fremdverträgen. Das Nettogehalt und die hochgerechnete Rente laut Renteninformation ist genauso wichtig, wie die Information, wann das Kind meines Kunden 18 oder wann seine Lebens-/Rentenversicherung fällig wird.

Die Arbeitsabläufe (neudeutsch: Workflows) lassen sich halt nur mit einem modernen MVP realisieren.

Welche Wege gibt es aus Ihrer Sicht, den Kundenservice bei Maklern zu verbessern und bestimmte Prozesse zu automatisieren und wie können sich die freien Vermittler durch Serviceangebote von der Masse abheben?

Der Kundenservice und die damit verbundene Kundenbindung sind nach wie vor ein sehr wichtiges Gut. Eine gute Erreichbarkeit verbunden mit schnellen Reaktionszeiten durch z.B. ein externes BackOffice oder einen Messenger sind im Zeitalter von Digitalisierung und FinTechs - meiner Meinung nach - deutlich wichtiger, als ein Büro mit kundenfreundlichen Geschäftszeiten und Parkplätzen. Neben der Möglichkeit einer Onlineberatung gehört aber auch der Service rund um den physischen Kundenordner. So wie ich es sehe, wird es diesen noch länger geben und die Kunden werden durch die als schnelllebig wahrgenommene Zeit immer weniger Lust haben, diesen auf einem aktuellen Stand zu halten. Da ist dann der Dienstleister im Versicherungsmakler gefragt.

Warum Versicherungsmakler- und Vermittler besser Maklerverwaltungsprogramme nutzen sollten, erklärt uns VersicherungsmaklerRalf Kohl.

Wie ich in dem letzten Interview bereits sagte, "Physisch unaufgeräumte Kunden bleiben es auch digital". Und da sollten wir helfen. Physisch aufräumen, digital bereitstellen.

Eine Prozessoptimierung kann auch hier wieder nur mit einem modernen Maklerbüro stattfinden. Die Kunden- und Vertragsstammdaten sind in dem MVP erfasst und werden via Schnittstelle nicht nur an Vergleichsrechner und Analyseprogramme, sondern eben auch an ein Kundenportal / einen digitalen Ordner übergeben.

Die physische Kundenpost kommt über einen innovativen Lösungsanbieter direkt in den digitalen Postkorb des Maklers. Rechts- und revisionssicher mit hochauflösenden, durchlesbaren pdfs. Von dort aus verschiebt das BackOffice die digitale Post in das MVP und markiert das Dokument für das Kundenportal. Beim Schließen des MVPs werden die aktuellen Vertragsdaten, sowie die digitale Post in das Kundenportal hochgeladen. Somit hat jeder Kunde von überall und zu jeder Zeit Zugriff auf seine digital abgelegten Dokumente.

Wie müssen Makler mit dem Thema Datenschutz umgehen? Immerhin werden sensible Kundendaten auf ihren Servern gespeichert.

Die meisten Makler gehen immer noch sehr sorglos mit dem Thema Datenschutz um. Kostenfreie Virenprogramme und Firewalls sind leider häufig der gelebte Datenschutz. Grundsätzlich gilt, dass die Daten, die Versicherte weitergeben, den Daten mit denen Ärzte arbeiten, gleichzustellen sind. Sie stehen unter einem besonderen Schutz (§ 3 Abs.9 BDSG) und der Kunde muss der Speicherung, der Verarbeitung und der Weitergabe schriftlich (!) zustimmen.

Hier ist also von den freien Vermittlern höchster Standard gefordert. Ein ausgebildeter Datenschutzbeauftragter und heute schon die weitest gehende Einhaltung der EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO), auch wenn diese erst mit Wirkung vom 25.05.2018 anwendbar wird. Zusätzlich empfiehlt sich zumindest jährlich ein externes Audit. Alles unter diesem Anspruch wird irgendwann zu einem Supergau führen.

Welche Möglichkeiten bestehen durch versicherungsnahe Dienstleistungen weitere Einnahmen zu erzielen?

Ich kann und darf mich als Versicherungsmakler für versicherungsnahe Dienstleistungen, wie zum Beispiel für die physische Ordnerverwaltung und der digitalen Bereitstellung in Form einer Dienstleistungspauschale bezahlen lassen. Natürlich muss ich auch hier gewisse „Spielregeln“ einhalten. Dazu werden wir ab Mitte Oktober deutschlandweit Workshops anbieten und unter anderem aufzeigen, wie man eine Servicefee im Bestand einführt und in seinem Maklerunternehmen ohne großen Aufwand umsetzt.

Wird sich das Versicherungsgeschäft für Makler künftig noch mehr auf das Internet verlagern und was raten Sie Maklern, die nicht besonders internetaffin sind und die neuen Medien eher skeptisch betrachten?

Ich denke schon. Alleine die situativen Versicherungen, sowie die Popularität der FinTechs treiben die Digitalisierung mit großen, sehr großen Schritten voran. Das bedeutet nicht zwangsläufig, dass der analoge Makler aussterben wird, er wird aber Marktanteile und somit Umsatz verlieren. Auf der John-Vermittlerfortbildung® werden wir dazu weitere Anregungen und Hintergrundinformationen geben.