Die Professionalisierung der Maklerbüros wird durch ein zunehmend herausforderndes Marktumfeld immer wichtiger. Als wesentlicher Bestandteil davon wird allgemein der Einsatz eines möglichst leistungsfähigen und modernen Maklerverwaltungsprogrammes gesehen. Teilen Sie diese Meinung?

Alexander Förch: Diese Meinung teilen wir ganz und gar. Ohne optimales Maklerverwaltungsprogramm, welches gewissermaßen mitdenkt, wäre unser Alltag gar nicht mehr zu bewältigen. Bereits seit 2009 arbeiten wir dementsprechend mit aktuellen Softwarelösungen, um unser vorgegebenes Ziel – des gegliederten Arbeitens im papierlosen, sprich digitalen Büro – zu erreichen.

Stefan Thaler: Gerade die Leistungsfähigkeit der Technik ist bei den angebotenen Maklerverwaltungsprogrammen entscheidend. So war strukturiertes Arbeiten im Vertriebsalltag bereits in Zeiten ohne Computerunterstützung extrem wichtig. Auch hier wurden regelmäßige Arbeitsabläufe identifiziert und aus Effizienzgründen bestmöglich standardisiert. Dem anschließend waren die ersten technischen Hilfsmittel meist nur „bessere Schreibmaschinen“, sprich Informationen, die man früher in Papierform hatte, konnten nun am Bildschirm gesehen beziehungsweise elektronisch schneller verarbeitet werden. Viel mehr halfen die ersten Programme jedoch nicht.

In der Zwischenzeit bieten Maklerverwaltungsprogramme weitaus mehr: Idealerweise vereinfachen und beschleunigen sie Abläufe im Unternehmen, um Aufwand und somit Zeit zu sparen. Zeit, die beinahe ein jeder Makler benötigt, um Beratungsvorgaben rechtssicher und zugleich prozessoptimiert erbringen und wirtschaftlich arbeiten zu können. Vor Einführung von Keasy waren wir etwa an dem Punkt, dass Bestandscourtagen zwar den Betrieb gedeckt haben, jedoch kaum Zeit für Neugeschäft blieb.

Maklerverwaltungsprogramme gibt es viele auf dem Markt. Warum nutzen Sie Keasy?

Stefan Thaler von der Thaler Finanzmakler GmbH.Thaler: In der Tat gibt es viele Programme, die Basishilfen anbieten. Für uns als Maklerhaus mit sieben Angestellten im Innendienst ist insbesondere die Vorgabe beziehungsweise das strukturierte Vorgehen bei Arbeitsabläufen wichtig. Assistenz hierzu bietet jedoch kaum eine Software umfassend an. Exakt hier unterstützt Keasy mit seinen Tools unseres Erachtens großartig und sorgt dafür, dass Prozesse optimiert beziehungsweise Verwaltungs- und Bestandsarbeit deutlich reduziert werden. Als ein Ergebnis hiervon bleibt mehr Zeit für den Ausbau der Kundenberatung wie -betreuung.

Förch: Hinsichtlich eines optimalen Maklerverwaltungsprogramms geht es inzwischen um weitaus mehr als eine reine Datenverwaltung. Eine gute Software muss mehr denn je praxisorientiert „mitdenken“, Arbeitsabläufe optimieren wie kontrollieren können und schlussendlich das so genannte papierlose Büro ermöglichen. In diesem Sinne haben wir mit unserem Umstieg zum Versicherungsmakler eine entsprechende Softwareverbesserung gesucht und über vfm mit Keasy gefunden.

Welche Keasy-Funktionen sind für Ihre Tätigkeit besonders vorteilhaft?

Alexander Foerch, Versicherungsmakler der SAF GmbH.Förch: Speziell die gestützte Aktivitäten-Verwaltung, die zu jedem Kunden, Vertrag oder jeder Gesellschaft angestoßen werden kann, ist bemerkenswert. Durch diese Vorbelegung einzelner Arbeitsschritte kann ein solcher Prozess über alle Zwischenstationen optimal abgearbeitet werden. Zudem bietet es bestmöglichen Überblick über alle Vorgänge in unserem Haus. Dank Keasy profitieren wir von optimalen Arbeitsabläufen und besserem Controlling, was indes mehr Umsatz auslösen kann.

Thaler: Auch wir nutzen die Aktivitäten-Anwendung am stärksten. Direkt nach der Einarbeitung ins Programm habe ich begonnen, eigene – genau auf unsere Büroabläufe abgestimmte – Aktionen und Aktivitäten zu definieren. So wurde etwa der komplette Ablauf eines KFZ-Neuantrages in einem Prozess erfasst. Die hieraus folgende Zeitersparnis beziehungsweise Fehlerreduzierung ist enorm.

Inwieweit macht es sich Ihrer Meinung nach bezahlt, dass Keasy nicht von einem reinen Softwarehaus, sondern von einem Finanzdienstleister praxisnah entwickelt wurde?

Förch: Keasy ist kein einmalig durch Fachleute erstelltes IT-Projekt, bei dem im Anschluss an die Fertigung maximal zwei Updates pro Jahr zu erwarten sind. Keasy ist eine lebendige Software, die von vfm entwickelt und zudem selbst genutzt wird. Mögliche wie nötige Verbesserungen oder Erweiterungen werden somit direkt von Profis mit Praxisbezug umgesetzt. Dies können wir voller Überzeugung behaupten, da wir als einer der ersten Anwender von Anfang an dabei waren und die ausgezeichnete Entwicklung von Keasy – auch mit unseren eigenen Wünschen und Anregungen – täglich miterleben.

Thaler: Dieser Punkt war zentrales Entscheidungskriterium für Keasy. In der Vergangenheit habe ich bei IT-Projekten viel Erfahrung mit Programmierern machen dürfen, denen man die reale Maklerwelt wie -probleme dauerhaft erklären durfte. Das kostet viel Zeit und Mühen. Bei Keasy war klar, dass vfm ein Maklerverwaltungsprogramm entstehen lassen möchte, dass aus „Aus der Praxis – für die Praxis“ gelebt wird und somit Verbundpartner entlasten sowie unter idealen Umständen erfolgreicher machen soll. Zudem reizt mich weiterhin die Aufgabe, an einem Software-Start erfolgreich mitwirken zu dürfen. Direkt heraus muss ich aber auch sagen: Wäre nicht die vfm-Gruppe – mitsamt ihrer langen Tradition – Initiator dieser Softwarelösung, wäre meine Entscheidung gegebenenfalls anders ausgefallen.

Welche Erfahrung haben Sie mit Keasy bezüglich Anwender-Wünschen und Support-Anfragen gemacht?

Förch: Wir sind sehr zufrieden. Fragen werden umgehend – teils sogar am Abend und Wochenende – vom IT-Service bearbeitet und beantwortet. Im so genannten Keasy Forum besteht zudem die ausgiebige Möglichkeit des ständigen Austauschs mit anderen Keasy-Nutzern. An dieser Stelle lassen sich auch Verbesserungsideen und Anregungen einstellen. Zudem kann auf eine umfassende Wissensdatenbank zurückgegriffen werden. Weiterhin wird im Keasy Supportportal per Stichwortsuche das gesamte Programm sehr gut beschrieben und es gibt zu vielen Themen auch einfache und verständliche Erklär-Videos. Fazit: Keasy erleichtert uns den Alltag enorm und steigert den Agenturertrag durch mehr Umsatz mit optimalem Zeiteinsatz. Auf diesen neuen digitalen Mitarbeiter möchten wir verständlicherweise nicht mehr verzichten.

Thaler: Meine bisherigen Erfahrungen sind ebenfalls sehr gut. So werden zentrale Fragen im benannten Forum – unserer Erfahrung nach – durch das Support-Team innerhalb von 24 Stunden beantwortet und eine Lösung angeboten. Probleme werden somit lösungsorientiert und schnellstens behoben. Bei Wünschen beziehungsweise Empfehlungen spüre ich, wie diese vom vfm Entwicklungsteam hinsichtlich möglicher Weiterentwicklungs- Verbesserungsgedanken von Keasy Berücksichtigung finden. Natürlich kann nicht jeder Wunsch sofort umgesetzt werden, aber es passiert an dieser Stelle richtig viel.

Weitere Informationen zu Keasy erhalten Sie auf www.keasy.de