Wie Schnittstellen in einem Maklerverwaltungsprogramm (MVP) die Arbeit optimieren
Aus dem Arbeitsalltag eines Versicherungsmaklers sind Software und moderne Technik kaum mehr wegzudenken. IT- gestützte Verwaltungs- und Beratungssysteme sollen den Vermittlern die tägliche Arbeit erleichtern, interne Prozesse unterstützen und eine erhebliche Zeitersparnis bringen. Die dadurch gewonnene Zeit könnte in Vertrieb und Beratung gesteckt oder für die Freizeit und das Leben neben dem Job genutzt werden. Könnte … Die Realität stellt sich jedoch meist anders dar, wissen Ralf Kohl und Sascha Zingler aus ihrer täglichen Arbeit zu berichten.
- Wie Schnittstellen in einem Maklerverwaltungsprogramm (MVP) die Arbeit optimieren
- Digitale Unterschrift spart Zeit
- Lösungsidee: Eine Software zur automatisierten Verarbeitung von PDF-Dokumenten, wie z.B. die PDF-Box / BiPRO-Box von Mr-Money.
Viele Vermittler träumen von einer komplett vernetzten Softwarelandschaft in ihren Unternehmen. Von der Ersterfassung eines Kontaktes über den Abschlussprozess bis hin zur Bestandsverwaltung und Kundenbindung soll möglichst alles automatisch mit einem Klick erfolgen...
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Die aktive Umsetzung dieses Traums sollte in der strategischen Planung eines Unternehmers einer der wichtigsten Punkte darstellen. Die effektive Gestaltung der Verwaltungsprozesse führt in der Regel zu einem gesunden Verhältnis zwischen den Kosten für den Betrieb und den Umsätzen aus dem Vertrieb. In vielen Fällen fehlt den Vermittlern das technische Wissen, um ihre Verwaltungs- und IT-Prozesse zu optimieren, lästige Doppeleingaben zu vermeiden und nervigem Papierkrieg ein Ende zu bereiten.
Die eierlegende Wollmilchsau gibt es nicht, aber den Baukasten dafür schon
Ralf Kohl hat sich in seiner Arbeit als Softwarehersteller frühzeitig mit dem Thema Schnittstellen zu externen Systemen beschäftigt. Ein digitaler Kundenordner ist auch ohne Schnittstelle zu einem Verwaltungsprogramm vorteilhaft für Vermittler und Kunde. Er bedeutet aber für Ersteren einen zusätzlichen manuellen Aufwand, um die notwendigen Daten in den digitalen Ordner zu bringen. Hier verschafft eine Schnittstelle einen enormen Zeitvorteil. Dies gilt natürlich ebenso für alle anderen Satellitenprogramme (Software außerhalb des Maklerverwaltungsprogrammes), wie Vergleichsrechner, Angebotsprogramme, Finanzrechner, Finanzanalysesoftware etc.
Die folgenden Lösungsansätze setzen moderne, zum Prozess passende und aufeinander abgestimmte Softwareprogramme voraus. Sie stellen aus der Sicht von Kohl und Zingler die optimale und realistisch erreichbare Vernetzung und Automation im Vermittlerbüro dar. Die eierlegende Wollmilchsau gibt es nicht als fertige Lösung, aber den Baukasten dafür schon, auch wenn manchmal ein paar Kleinteile fehlen.
Das MVP stellt in der Regel die zentrale Softwareeinheit eines Vermittlerbüros dar. Hier werden die Kundendaten als erstes erfasst und für die spätere Weiterverarbeitung aufbereitet. Dem vorgeschaltet könnten an dieser Stelle erste sinnvolle Schnittstellen zum Einsatz kommen, um die Verarbeitung ein Stück weit zu automatisieren.
Im nächsten Schritt wird nach dem Erfassen bereits vorhandener Verträge der Kundenbedarf ermittelt. Dabei kommen verschiedene Programme zum Einsatz, Finanzrechner oder Analysetools. Die Übergabe der vorhandenen Daten und Verträge aus dem MVP via Schnittstelle kann die Bedarfsermittlung und die daraus resultierenden Handlungsempfehlungen beschleunigen. Anschließend steuert die Analysesoftware idealerweise Tarif- oder Vergleichsrechner an und berechnet die Vorschläge bzw. Angebote für den Kunden.
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Finden Beratung und Verkauf nicht mit dem Kunden am PC statt, werden die Angebote automatisch in der Angebotsverwaltung des MVP und durch die bestehende Vernetzung im digitalen Kundenordner gespeichert. Der Kunde kann dann darüber informiert werden, dass Dokumente für ihn in seinem persönlichen Ordner vorliegen. Entweder kann der Kunde diese jetzt sofort digital unterschreiben und damit nachgelagerte Prozesse, wie die Antragsstellung auslösen oder noch erforderliche Unterlagen über Upload in den Kundenordner nachreichen.
Digitale Unterschrift spart Zeit
Nimmt der Kunde während des Beratungsgespräches ein Angebot an, ist es ratsam, diesen sofort vor Ort digital zu unterschreiben, ebenso alle notwendigen Dokumente, wie Maklervertrag, Vollmacht und Datenschutzerklärung. Das spart Zeit und Kosten für Ausdrucke und schont damit unsere Umwelt. Wozu Dokumente ausdrucken, um sie nach der Unterschrift wieder einzuscannen? Die Anträge werden durch die Vergleichsrechner dunkelverarbeitet an den Versicherer gesandt und über vorhandene Schnittstellen im MVP angelegt, wodurch diese im Antragskontrollprozess landen.
Alternativ können die Antragsdokumente möglichst per verschlüsselter E-Mail aus dem MVP an den Versicherer verschickt werden. Will man in letzterem Fall die Anträge im MVP überwachen, bleibt meist nur die manuelle Erfassung des Antrags oder die technische Wandlung des bereits angelegten Angebotes in einen Antrag. Auch hier liegen die Antragsdokumente dem Kunden sofort in seinem digitalen Kundenordner vor.
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Besonders die nächsten Schritte im Lebenszyklus eines Vertrages fordern den meisten Vermittlern ein hohes Maß an manueller Arbeit ab. Wie kommen nach der Antragstellung die Vertragsdaten und Dokumente etc. an die richtige Stelle des MVPs, das heißt in die Vertragsmasken?
„Über GDV & BiPRO natürlich!“ … natürlich nicht!
Sowohl der Import von Bestandsdaten, als auch die Dokumentenlieferung über eine Schnittstelle nach BiPRO-Norm benötigt zur Zuordnung der Daten die Vertragsnummer im MVP. Somit wird spätestens an dieser Stelle der automatisierte Prozess unterbrochen, da bei den Verträgen zumindest die Vertragsnummer manuell erfasst wird. Danach können die Bestandsdaten mittels GDV-Daten oder aus anderen Formaten regelmäßig aktualisiert und die Dokumente vom Versicherer abgeholt und automatisch den Verträgen zugeordnet werden.
Voraussetzung ist aber, dass das Maklerverwaltungsprogramm eine solche Schnittstelle integriert hat und der Versicherer oder Dienstleister (Maklerpool) die Lieferung der o.g. Daten (in sauberer Qualität) anbietet. Viele Versicherer schicken Policenkopien und Vertragsdokumente auch heute noch per Post oder der Vermittler muss sich diese aus den unterschiedlichen Portalen der Versicherer und Maklerpools herunterladen und danach manuell verarbeiten. „Das entspricht in der heutigen Zeit, in der eine ganze Branche täglich von Digitalisierung spricht, in keinster Weise unseren Ansprüchen an modernes Arbeiten“, meint Zingler, „da gilt es noch viel Aufklärungsarbeit bei Softwareherstellern und Vermittlern zu betreiben.“
Lösungsidee: Eine Software zur automatisierten Verarbeitung von PDF-Dokumenten, wie z.B. die PDF-Box / BiPRO-Box von Mr-Money.
Die PDF-Box kann PDF-Dokumente aus verschiedenen Quellen automatisiert verarbeiten, auslesen und den Kunden und Verträgen im MVP zuordnen. Mit Hilfe der ausgelesenen Daten werden die zugehörigen Datensätze im MVP erkannt. Ab einer Erkennungsquote, die jeder Nutzer selbst festlegt, werden die Dokumente abgelegt. Können die Datensätze nicht eindeutig identifiziert werden, wird das System angelernt, wodurch schnell eine sehr hohe Zuordnungsrate erreicht wird.
Welche Dokumente betrifft das?
- gescannte Dokumente, die per Post vom Versicherer oder Dienstleister kommen
- E-Mails inkl. Anhängen
- Dokumente, die von der PDF-Box aus Versichererportalen abgeholt werden, egal ob über Easy-Login oder andere Verfahren
- per BiPRO-Box abgeholte Dokumente über ein Dokumentenportal, wie Zeitsprung
- anderweitige PDF, z.B. Faxe als PDF usw.
Verfügt das MVP über eine erweiterte Schnittstelle zu der Software, können die extrahierten Daten verwendet werden, um die Verträge zu aktualisieren oder bei bestimmten Dokumentenarten einen nachgelagerten Prozess anzustoßen. Das könnte z.B. bei einer Nachbearbeitung den Versand einer E-Mail an Kunden und/ oder Vermittler anstoßen.
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Zusammenfassend lässt sich sagen: Würden die Vermittler die technischen Möglichkeiten der heute vorhandenen Softwarelösungen ausschöpfen, ließe sich der Vertriebsprozess verkürzen und der Verwaltungsaufwand deutlich reduzieren. Kunden- und Vertragsdaten sind immer auf dem aktuellen Stand, alle Dokumente hinterlegt. Damit bietet ein digitaler Kundenordner einen echten Mehrwert für beide Parteien, eine echte Win-Win-Situation für Vermittler und Kunden. Der Kunde hat immer und überall all seine Unterlagen gut sortiert zur Hand und der Vermittler wird ohne Mehraufwand seine durchschnittliche Vertragsdichte pro Kunde deutlich erhöhen.
- Wie Schnittstellen in einem Maklerverwaltungsprogramm (MVP) die Arbeit optimieren
- Digitale Unterschrift spart Zeit
- Lösungsidee: Eine Software zur automatisierten Verarbeitung von PDF-Dokumenten, wie z.B. die PDF-Box / BiPRO-Box von Mr-Money.