Was bringt uns die Digitalisierung als Makler wirklich?

Arbeit erleichtern und Prozesse optimieren

Wie kann dem Makler nun aber eine gute Softwareausstattung die Arbeit erleichtern und durch Prozessoptimierung mehr Zeit für den Kunden und gute Gespräche freischaufeln?

Zum einen sollte er ein MVP nutzen, das Daten wie nachstehend beschrieben mit den Gesellschaften austauschen kann und gleichzeitig auch über Schnittstellen zu Kundenportalen wie MyDIVERSO+, plan25 oder eine eigene Kunden-App verfügt. Mit der App kann der Makler dann mobil auf alle Daten und Dokumente zugreifen und den Kunden Zugriff auf deren Daten und Dokumente gewähren. Im Idealfall kann der Kunde seine Daten auch selbst aktualisieren und Dokumente durch abfotografieren ergänzen und direkt ins MVP hochladen. Diese Arten eines Online-Kundenordners sind Stand-Alone-Lösungen natürlich vorzuziehen, da die Daten und Dokumente ja eh im MVP vorhanden sind und so jegliche Mehrarbeit dafür entfällt.

Die neueren Digitalisierungsinstrumente helfen dem Makler, administrative Tätigkeiten zu vereinfachen und zu beschleunigen. Bereits vor gut 12 Jahren gab es eine Initiative zur Prozessoptimierung zwischen Versicherern und Maklern, damals durch die Indatex AG. Die seinerzeit entwickelten Prozesse waren damals teilweise schon besser als es heute der Fall ist. Aus einigen MVPs heraus konnten die Antragsdaten mit Dokument an den Versicherungsunternehmer (VU) übertragen und Policierungsdaten, ebenfalls mit Dokument, wieder zurück gesendet werden.

Da eine Antragsnummer vom MVP mitgegeben werden konnte und diese auch auf dem Rückweg vom Versicherer wieder geliefert werden sollte, war eine eindeutige Zuordnung bereits im Antragsprozess möglich, was heute bei BiPRO leider nicht vorgesehen ist. Allerdings funktionierte das auch damals nur auf dem Papier der Schnittstellenbeschreibungen und mit einigen wenigen Unternehmen auch schon der Hinweg.

Diese Initiative war für die Branche mit den eher schwerfälligen, großen Versicherungskonzernen damals viel zu früh. Heute haben wir mit dem Verein BiPRO eine tatsächlich funktionierende Basis und erfreulicherweise beteiligen sich sehr viele und zunehmend mehr Marktbeteiligte an den hier festgelegten Möglichkeiten zum Austausch von Daten und Dokumenten. So an den Makler übertragene Daten und Dokumente können meist vollautomatisch im MVP weiterverarbeitet werden und ersparen dabei ohne Übertreibung Stunden an Arbeit.

Zeit sparen durch Automatisierung und Verbundstellen

Stellt man sich noch einmal vor, wie sich die Versicherer in der ersten Generation der Digitalisierung die Zusammenarbeit mit Maklern vorgestellt haben, wird die Zeitersparnis deutlich. Statt Daten automatisiert direkt beim Versicherungsunternehmen abzuholen und im MVP zu verarbeiten, wurden im Extranet für den Makler „Postkörbe“ bereitgestellt. Man hatte sich vorgestellt, der Makler würde sich nun täglich auf den Internetseiten der oft 40 Gesellschaften, mit denen er zusammenarbeitet, nacheinander jeweils mit unterschiedlichsten Benutzernamen, Passwörtern, OTP-Dongle-Nummern oder Passwortkarten anmelden, zum jeweiligen Postkorb, meist über mehrere Menüpunkte navigieren, um dann dort die möglicherweise vorhandenen PDF-Dokumente, im schlimmsten Fall noch einzeln, herunter laden zu müssen. Diese Dokumente mussten dann natürlich meist manuell im MVP einsortiert werden, wenn das MVP nicht bereits automatisierende Schnittstellen auch für diesen Zweck zur Verfügung gestellt hatte.

Mit BiPRO sind wir Makler da nun einen großen Schritt weiter, da in nur einem Schritt und ohne zusätzliche Eingabe von Zugangsdaten die Postkörbe aller unserer VUs geleert und anschließen automatisch im MVP verarbeitet werden können. Aber auch für die Versicherer und Pools, die noch „kein BiPRO können“, gibt es inzwischen tolle Lösungen, die die oben beschriebenen Arbeitsschritte beim Abholen der Daten und Dokumente aus den Extranets automatisieren oder sogar selbst gescannte Dokumente so vorverarbeiten, dass Sie ebenfalls automatisch endverarbeitet werden können, als wären Sie über eine BiPRO-Schnittstelle geliefert worden. Hier sollte das MVP über Schnittstellen zu solchen Anbietern wie b-ox, Promasoft-Ablage-Motor, Zeitsprung oder die PDF-Box verfügen, um auch diese zusätzlichen Möglichkeiten der Prozessoptimierung nutzen zu können.

Kein Warteschleifenplatz in irgendeiner Hotline mehr

Von diesen neueren Entwicklungen und Möglichkeiten abgesehen, sollte ein MVP natürlich auch die einfache Möglichkeit bieten die Daten zu den Verträgen per GDV-Bestandsdatenimport aktuell zu halten, was natürlich die meisten MVPs bieten und die allermeisten VUs auch liefern können. Aber dennoch nutzen viele Makler diese Möglichkeit offensichtlich noch nicht, um ihre Prozesse zu vereinfachen.

Sind die Daten dann trotz GDV-Import mal nicht aktuell oder wenn man ergänzende Informationen zu einem Vertrag oder dessen Schäden vom Versicherer benötigt, kann man über die BiPRO-Norm 440 „Externe Navigation in VU-Portale“ oder kurz „Deeplink“ bereits bei vielen MVPs diese Informationen direkt aus der Vertragsmaske aufrufen. Man landet dann bei den gewünschten Informationen im Extraner des Versicherers, ohne wieder eine Internetseite manuell aufzurufen und sich mit Anmeldedaten einloggen zu müssen und vor allem ohne bei einer Hotline anzurufen, bei der man sich minutenlang Wartemusik anhören muss.

Bei all diesen relativ neuen Optimierungsmöglichkeiten in den täglichen Arbeitsabläufen, sollte man aber nicht vergessen, dass die meisten MVPs auch bisher schon viele Funktionen hatten, die den Workflow optimieren. Viele von diesen werden aber häufig noch nicht genutzt, sodass es sich auch lohnen könnte, sich einfach mal mit dem eigenen MVP genauer zu beschäftigen und/oder ein passendes Seminar zu besuchen.

Was ein optimales MVP können sollte

Ein gutes MVP sollte auf einen Blick alle wichtigen Daten zu einem Haushalt zeigen. Wer gehört zum Haushalt? Welche Verträge bestehen bereits und in welchen Sparten bestehen noch keine Verträge? Wie viele Verträge hat der Kunde dabei bereits über „uns“ abgeschlossen und welche können noch umgedeckt oder in den eigenen Bestand übertragen werden? Gibt es noch ausstehende Angebote, zu denen die Kundenentscheidung noch nicht gefallen ist? Gibt es Verträge die beantragt aber noch nicht policiert sind? Diese Informationen und noch mehr zeigt ein optimales MVP - ohne dass erst eine Auswertung gestartet werden muss.

Alle diese to-do's muss ein geeignetes MVP immer möglichst automatisch und übersichtlich zur Verfügung stellen, sodass man auch hier auf einen Blick sieht, welche Aufgaben und Wiedervorlagen heute anstehen, wo noch Angebote nachtelefoniert werden müssen, welche Verträge bezüglich der Policierung überfällig sind (Haftungsfrage!), wer Geburtstag hat und welche offenen Schäden zu bearbeiten sind etc.

Natürlich gehört auch das zum Workflow und zum digitalen Büro, ebenso wie automatisierte Prozesse wie Beispielsweise die Weitergabe von neuen Adress- oder Bankdaten an die Versicherer zu den betroffenen Verträgen.

MVP als Hilfe beim Brief- und Mailversand

Viel Zeit lässt sich mit einem MVP auch sparen, wenn die CRM-Funktionen zur Korrespondenz optimal sind, sodass beispielsweise mit wenigen Klicks ausgehende Briefe oder Mails mit passenden Textbausteinen (Sie/Du), vorausgewählten Empfängeradressen und logisch sowie dynamisch zusammen gebauten Betreffzeilen erstellt werden können. Das Dokumentenmanagement-System sollte tief eingebunden sein, sodass man die automatisch und die manuell hinterlegten Dokumente an der passenden Stelle wiederfindet und auch mit wenigen Klicks einer Mail anfügen kann. Eingehende Mails sollte das MVP automatisch anhand des Absenders dem Kunden beziehungsweise der Gesellschaft und durch auslesen des Betreffs und Mailtextes auch einem Vertrag oder Schaden zuordnen können. Im Idealfall kann man die Mail dann nach dem Lesen mit nur einem Klick optimal zugeordnet wegarchivieren.

Umfangreiche Selektionsmöglichkeiten und eine einfache Serienmail/-brief-Funktion helfen dann auch bei der gezielten Ansprache von Kunden und Interessenten, um den eigentlichen Wert der gesammelten Daten auch nutzen zu können. Mehr Umsatz! Eine Tracking-Funktion, wie sie beispielsweise vom MVP FINASS.net und Maklerhomepage.net als Internetseitenanbieter für Makler entwickelt wurde, hilft dem Makler dann auch das Feedback zu einem Newsletter erheblich zu optimieren. Dabei liefert die Internetseite des Maklers eine tägliche Auswertung in sein MVP zurück, welcher Kunde sich für welche der im Newsletter bereitgestellten Informationen (Link zur Internetseite) näher interessiert hat.

Für die Kundenberatung selbst ist es dann natürlich von großem Vorteil, wenn ein MVP über eingebaute Auswertungs- und Rechentools sowie für größere Auswertungen über Schnittstellen zu Beratungssoftware wie zum Beispiel vom FinanzPortal24 sowie zu diversen Vergleichsrechnern verfügt.

Fazit

Schon lange arbeiten Makler digital und nutzen diverse Möglichkeiten zur Prozessoptimierung, in jüngerer Vergangenheit aber eben mit deutlich mehr Unterstützung durch die Versicherer. An dieser Stelle daher als Makler und auch als Softwarehersteller vielen Dank dafür an die beteiligten Versicherer und Pools.