Die erzwungene Maklernachfolge durch einen Notfall

Kürzlich erreichte uns ein Hilferuf „Mein Mann ist verstorben, können Sie mir helfen?“. Eine Situation, die leider nicht allzu selten zu unserem Beratungsalltag gehört. Als wir den Sachverhalt näher hinterfragen, stellt sich heraus, dass es keinen Notfallplan für diese Situation gibt und dass bei der Witwe die Kenntnisse und Transparenz über das Unternehmen nur sehr eingeschränkt vorhanden sind. Eine Ausgangslage, in der spezialisierte Berater zwar noch helfen können aber bereits erhebliche Vermögenswerte durch die fehlende Vorbereitung und das verlorene Wissen des verstorbenen Inhabers unwiederbringlich vernichtet wurden. Leider ist dies kein Einzelfall, sondern die Regel bei Todesfällen – oder auch bei Fällen plötzlicher und dauerhafter Geschäftsunfähigkeit des Inhabers.

Makler kennen sich mit Vorsorge aus – und sorgen selbst nicht vor!

Für die meisten Makler stellt sich sicher die Frage, wie wahrscheinlich es denn ist, dass er in eine ähnliche Situation kommt. Statistisch werden ca. 14 Prozent aller Nachfolgeregelungen durch schwere Krankheit, Unfälle oder Tod ausgelöst. Verwunderlich ist, wie wenige Makler bei einem so realistischen Risiko sich mit dem Thema Absicherung in eigener Sache auseinandergesetzt haben, obwohl sie sich mit der Beratung von Lebensrisiken eigentlich auskennen sollten. Bei einer so hohen Wahrscheinlichkeit ist die „Vogel-Strauß-Taktik“ äußerst riskant und kann existenzbedrohende Ausmaße annehmen.

Gerade in einer Zeit, in der 83,4 Prozent der Makler über das 64. Lebensjahr hinaus arbeiten wollen und 39,1 Prozent sogar über das 69. Lebensjahr hinaus, gewinnt die Absicherung des geschaffenen Wertes im Unternehmen und im Bestand aufgrund der steigenden gesundheitlichen Risiken immens an Bedeutung. Wenn das Unternehmen die Alterssicherung für die Unternehmerfamilie sein soll, ist eine fehlende Absicherung im Falle eines Schicksalsschlags fatal.

Durch fehlende Notfallplanung kann viel Vermögen vernichtet werden.Thomas Öchsner ist Geschäftsführer und BVSV-Sachverständiger beim Resultate Institut für Unternehmensanalysen und Bewertungsverfahren GmbH(c) Thomas Öchsner

Aber auch Jungmakler und Makler, die sich noch überhaupt nicht mit ihrer Rente beschäftigen wollen, sollten an eine Absicherung gegen Notfälle denken. Nach GDV-Zahlen ist mehr als jeder fünfte Berufsunfähige in Deutschland 45 Jahre und jünger.

Natürlich kann sich ein Makler selbst gegen Berufsunfähigkeit versichern, gegen die Erosion des Unternehmens- und Bestandswertes jedoch nicht. Tritt ein Notfall ein und es wurde im Vorfeld nichts geregelt und vorbereitet, führt dies dazu, dass das im Unternehmen gebundene Vermögen extrem gefährdet ist. Dabei macht das eigene Maklerunternehmen bei vielen Maklern zwischen 50 Prozent und 80 Prozent des Gesamtvermögens aus. Ist das Maklerunternehmen nach einem Ausfall seines Inhabers nicht mehr handlungsfähig, verliert es schlagartig 80 Prozent bis 90 Prozent seines Wertes. Dazu kommen dann noch Auflösungs- und Beraterkosten (Jurist, Steuerberater, etc.), die dann sogar den realisierten Verkaufserlös überdecken können. Letztlich ist dies eine Katastrophe für die Betroffenen.

Notfallplan zum Schutze der eigenen Maklerfirma

Makler können ihr Unternehmen schützen, indem Sie einen Notfallplan aufstellen und festlegen, wer bei einem Ausfall die im Notfallplan beschriebenen Schritte umsetzen soll und kann. Ein Notfallplan sollte inhaltlich mindestens vier Schwerpunkte abdecken:

• 1. Transparenz schaffen
• 2. Zugriff und Zugang ermöglichen
• 3. Schnittmengen und Regelungen mit und für die Unternehmerfamilie berücksichtigen
• 4. Den Willen des Maklers, was in einem Notfall mit Priorität geregelt oder veranlasst werden soll

Zu 1. Transparenz schaffen: Ganz wesentlich ist es dabei, die Transparenz zu schaffen, damit in dieser Situation nicht erst lange gesucht werden muss. Wenn in einer solchen Krisensituation erst mit einer Bestandsanalyse begonnen werden muss, kostet das unglaublich viel Zeit, Geld und vernichtet Vermögen. Ein Makler sollte deshalb dokumentieren, wie sein Maklerunternehmen organisiert ist, welche Dienstleister (Steuerberater, IT-Dienstleister, …) genutzt werden, wo Gesellschaftsvertrag, Geschäftsordnung, Gesellschafterbeschlüsse, Handelsregisterauszüge, Gewerbeanmeldung, etc. aufbewahrt werden, welche wesentlichen Verträge (Aufzählung und Aufbewahrungsort) es gibt, wo die Jahresabschlüsse und Steuererklärungen abgelegt sind, Bankverbindungen, erteilte Vollmachten usw.

Zu 2. Zugriff und Zugang ermöglichen: Unter die Rubrik Zugriff und Zugang ermöglichen fallen ganz simple Dinge, wie den Zugriff auf die Schlüssel (Büro, Schränke, Safe, etc.), die Passwörter für das Maklerverwaltungsprogramm und die jeweiligen genutzten Portale. Aber auch schwieriger zu regelnde Aspekte, wie Regelungen des Zugriffs auf die Bankkonten (Bankvollmacht), Post (Postvollmacht) oder die Entbindung von Dienstleistern mit dauerhaftem Mandat von Ihrer Schweigepflicht (Steuerberater, Juristen, etc.) sollten nicht vergessen werden.

Diese komplexeren Regelungen in einem Notfallplan können nur zielführend getroffen werden, wenn der Makler Klarheit darüber hat, wer in einem Notfall für ihn tätig werden soll.

Zu 3.: Schnittmenge und Regelungen, die die Unternehmerfamilie berühren, sind häufig ein bestehendes Testament, eine Patienten- oder Betreuungsverfügung, eine erteilte Vorsorgevollmacht, ein Ehevertrag oder ähnliches. Sofern in diesen Dokumenten Regelungen getroffen wurden, die auch das Maklerunternehmen betreffen, sollten sie in dem Notfallplan aufgenommen werden.

Zu 4. Notfallplan: Im vierten Bereich des Notfallplans kann der Makler formulieren, was in einem Notfall mit seinem Unternehmen oder seinem Bestand geschehen soll. Dies sind sehr individuelle Aspekte, die von Unternehmer zu Unternehmer unterschiedlich sein können.

Viele Makler lassen den Schritt der Erstellung eines Notfallplans aus und übertragen mit einer Patientenverfügung, Betreuungsvollmacht oder testamentarischen Regelungen die Verantwortung an eine andere Person, meistens Familienmitglieder oder Freunde.

Eine Betreuungsvollmacht reicht nicht aus!

Bei einem echten Notfall sind jedoch genau diese Personen ebenfalls Betroffene und meistens emotional gar nicht in der Lage, schnell und richtig zu agieren. Dazu kommt, dass bei vielen dieser Regelungen die Bevollmächtigten gar nicht über die Eignung verfügen, das Maklerunternehmen bis zum Verkauf weiterführen zu können. Sind befreundete Makler bevollmächtigt, muss sich der Vollmachtgeber darüber im Klaren sein, dass sein Kollege einen oder sogar mehrere Interessenkonflikte haben kann. Soll er sich um sein eigenes Unternehmen und seine eigenen Abschlüsse kümmern oder geht das Unternehmen des erkrankten oder verstorbenen Kollegen vor? Entstehen Begehrlichkeiten am Bestand des Kollegen, wird es sehr schnell gefährlich. Das gleiche gilt im Falle eines Verkaufs, wenn er durch einen Kollegen erfolgt oder wenn der eigene Maklerpool ohne Kontrolle durch unabhängige Dritte den Bestand übernehmen soll.

Deshalb empfiehlt es sich, für die Umsetzung des Notfallplans eine neutrale Person oder Institution ohne Eigeninteressen auszuwählen und hierfür gezielt eine Vollmacht zu erteilen.

Meiden Sie standardisierte Vorlagen für Vollmachten oder -verfügungen, wie sie viele für Betreuungsvollmachten oder Patientenverfügungen verwenden. Diese Formulare zielen fast ausschließlich auf Privatpersonen ab und lassen wenig bis kaum Raum für unternehmerische Regelungen.

Lassen Sie sich bei der Erstellung des Notfallplans und der Vollmachten durch Profis helfen. Nicht selten passiert es, dass in verschiedenen Vollmachten, Verfügungen und Testamenten widersprüchliche Regelungen getroffen wurden oder aus Unwissenheit über eine nachträgliche Verfügung alles Bisherige außer Kraft gesetzt wird, ohne dass man dies wollte. Bis in einem solchen Fall geklärt werden kann, welche Regelung tatsächlich greift, sind alle Beteiligten handlungsunfähig und müssen zusehen, wie das Unternehmen oder der Bestand täglich an Wert verliert.

Fazit

Das Risiko, von einem Notfall selbst betroffen zu sein, ist deutlich größer als man denkt und beschränkt sich nicht auf einzelne Altersgruppen. Wer sein Unternehmen nicht gegen eine Notlage absichert, riskiert meist zwischen 50 Prozent bis 80 Prozent seines Gesamtvermögens. Ohne Notfallregelung belastet er seine Familie und Freunde in einer emotional schwierigen Situation zusätzlich und provoziert so Fehlentscheidungen oder gar großen Streit. Notfallplan und Notfallmanager gehören zusammen und funktionieren nur als eine Einheit. Wenn alles geregelt ist, aber niemand da ist, der den Notfallplan ausführt, ist das genauso schlecht, wie wenn jemand handlungsfähig ist aber nicht weiß, was er tun soll. Ziehen Sie kompetenten Rat hinzu, denn die Erstellung ist weit komplizierter als ein paar Häkchen in einer Checkliste zu setzen. Fehler bei der Konzeption und im Aufbau des Notfallplans zerstören in aller Regel die komplette Vorbereitung und lassen ihn wirkungslos verpuffen.