Überführung von Papierakten in Digitalordner

Machen wir es deutlicher: Die Deutsche Post bietet über E-Post Solutions die Digitalisierung des Posteingangs an. Ihre täglichen Posteingänge werden von der Post geöffnet und gescannt, teilweise sogar schon vorsortiert. Die Dateien können dann sofort in den digitalen Workflow Ihres Unternehmens integriert werden. Das Ganze macht aber keinen Sinn, wenn kein Maklerverwaltungsprogramm verfügbar ist, in das diese Daten dann integriert werden können.

Oder ein anderes Beispiel aus der Welt der „Digitalisierungs-Spezialisten“. Dem Laien wird gepredigt, dass APIs das Wundermittel einer jeden technischen Grundausstattung sind. Natürlich bieten diese neuen Schnittstellen interessante Möglichkeiten, um zu mehr Kunden und mehr Einnahmen zu kommen. Andererseits sind besonders im Vor- und Umfeld der EU-DSGVO auch an potentielle Sicherheits- und Datenschutz-Risiken zu denken.

Was kann man nun konkret tun?

Wenn die technischen Voraussetzungen und die Basics im Maklerunternehmen für die umfassende Digitalisierung vorhanden sind, dann kann es an die unternehmerische Entscheidung gehen, was und wie digitalisiert werden soll.

Folgende Varianten sehe ich:

• Vollständiges Scannen aller vorhandenen „Blätter“ in der Kundenakte
• Scannen von vor- und aussortierten Unterlagen aus Kundenakten
• Scannen der Kundenunterlagen der letzten 12 Monate und Archivierung der Restunterlagen für den Bedarfsfall (Kundenrückfragen, Haftungsthemen etc.)

Für jede dieser Varianten gibt es Argumente dafür und dagegen. Variante a: Vollständiges Scannen der Kundenakte: Das geht schnell, eine Zusammenfassung als Datei „alte Unterlagen“ pro Kunden ist möglich. Diese Art der Digitalisierung kann ein Scan-Dienstleister abnehmen. Oder eine Aushilfe erledigt dies mit einem guten Scanner im Büro. Nachteil der Variante ist, dass Einzelseiten kaum mit speziellen Dateinamen oder Suchbegriffen versehen werden können.

Hochleistungsscanner scheitern bei diesem Verfahren teilweise an den dreiseitigen Antragsformularen der Versicherer oder an klammerten Druckstücken. Es gilt also vor Entscheidung für Variante a. diese Fragen vorab zu klären. Beachten Sie bei der Auswahl von Dienstleistern die entsprechenden Datenschutzrichtlinien. Außerdem Vorsicht vor Dienstleistern, die selbst in der Versicherungsbranche tätig sind und die Scans dann entsprechend nutzen wollen.

Variante b: Scannen von vor- und aussortierten Unterlagen ist qualitativ sinnvoll, kostete aber viel Zeit für Ausheften, Entklammern, Separierung von mehrseitigen Anträgen etc. Das Sortieren nach Themen und Sparten (Indexierung für die Dokumententrennung) kostete ebenfalls kostbare Zeit und Geld.

Bei einer Kundenakte mit circa drei Zentimeter Stärke können da leicht 60 bis 90 Minuten zu Buche schlagen. Denken Sie bei dieser Variante auch daran, dass ein kleiner Flachbett-Scanner schnell an seine Grenzen kommt und die Vergabe von „sprechenden“ Dateinamen für die Dokumente nicht von allein geht. Eine Lösung kann über automatische Texterkennung (OCR) gefunden werden, wenn Scanner und EDV-Hardware dafür gerüstet sind.

Variante c: Scannen der Unterlagen der letzten 12 Monate und Archivieren der anderen für den Bedarfsfall ist oftmals am effektivsten und passt auch zur Aufbewahrungsfrist bestimmter Unterlagen. Hier wird der Arbeitsprozess von heute auf morgen zu einem Stichtag komplett auf Digital umgestellt, die laufenden Anträge oder jüngeren Vorgänge werden noch eingescannt und der „Rest“ wird über Abforderung von digitalen Daten von den Versicherern einerseits sowie über herkömmliche Datenarchivierung bis zu einem Stichtag gelöst.

Bei allen immer wieder auftretenden Mängeln der Datenübernahme per GDV-Daten sind dennoch die Kerndaten digital vorhanden und können ins MVP eingespielt werden. Ab dem Stichtag wird dann alles im Büro selbst digitalen Kundenordnern zugeführt. Die Papierakte stirbt damit relativ schnell aus. Sie werden merken, dass der Weg ins Archiv zur Klärung eines älteren Vorgangs aus der Papierakte sehr selten passieren wird und irgendwann gar nicht mehr passiert.

Fazit: Die Möglichkeiten für professionelleres und ertragreicheres Arbeiten im Maklerunternehmen mit digitalen Kundenakten und einer digitalen Kunden- und Vertragsverwaltung zu nutzen, bedeutet Gewinn an Zeit durch effektivere Arbeitsabläufe, mehr Datensicherheit und – nach Umsetzung – enorme Kostenersparnis.

Gehen sie Ihr Projekt „Papierakte zur Digitalakte“ als Ganzes an, Insellösungen bringen gar nichts. Alles muss zum Kernstück Ihrer Kundenbetreuung und -verwaltung, dem MVP, passen. Der Weg zur Digitalisierung kann unterschiedlich laufen, treffen Sie als Unternehmer Ihre Entscheidung zur Art und Weise sowie zur Einbeziehung von Dienstleistern.

Angenehmer Zusatznutzen: Mit der Digitalisierung steigern Sie den Wert Ihres Bestandes oder Maklerunternehmens enorm. Nachfolge oder Verkauf zu einem guten Preis wird dann erst möglich – meint Ihr AssekuranzDoc.