"Papier will auch in den Finanz- und Personalabteilungen keiner mehr haben!"

Versicherungsbote: Die Digitalisierung in der Versicherungsbranche bewegt den Markt und die Spezialisten. Aber: Wirkt sie sich auch auf die Finanzabteilungen der großen Unternehmen aus – und wenn ja, wie macht sich das bemerkbar?

Stephen Voss: Die Ziele digitaler Transformationsprojekte in einem Versicherungsunternehmen liegen auf der Hand: Prozesse und Abläufe innerhalb der eigenen Struktur so zu optimieren, dass man bei einfachen wiederkehrenden Prozessen mit schnellem, effizientem und minimalem manuellen Input auskommt. Das beschleunigt die gesamte Organisation und macht das Angebot an den Markt flexibler und agiler. Das sind die internen Benefits. Doch auch auf der Abnehmerseite ergeben sich eine Menge offensichtlicher, aber auch versteckter Vorteile. So liefern die Finanz- und Personalabteilungen heutiger Unternehmen viel mehr als die reinen Gehaltsdienstleistungen und Abrechnungsläufe, wie man sie aus der Vergangenheit kennt. Neben der Administration der Gehälter gehören heute zusätzliche Dienstleistungen rund um den Mitarbeiter zum guten Ton. Das umfasst neben der betrieblichen Weiterbildung, dem Gesundheitsmanagement und den Betriebssportgruppen – den sogenannten Mitarbeitervorteilen – eben auch Angebote rund um das individuelle Risiko und Versicherungs- bzw. Vorsorgemanagement der Angestellten.

Wie genau muss man sich dieses Angebot rund um das Thema Versicherung der Unternehmen vorstellen – und wie ist es organisiert?

Ein modernes Unternehmen bietet seinen Mitarbeitern heute einen bunten Strauß an Möglichkeiten, die eigene Altersvorsorge, aber auch die Risikoabsicherung zu gestalten. Dazu werden oft neben den staatlich geförderten Maßnahmen weitere Bausteine angeboten, die der Mitarbeiter zur freiwilligen Altersvorsorge zusätzlich abschließen kann – unter anderem auch die betriebliche Altersversorgung bAV. Auf Versicherungsseite kommen Berufsunfähigkeits-, Lebens- und Krankenversicherung dazu. Ebenso werden Versicherungen angeboten, welche die täglichen Risiken des Angestellten abdecken. Dazu gehören die Klassiker Haftpflicht, Hausrat und Unfallversicherung, aber auch Wohngebäude und Kfz.

Damit einem Mitarbeiter diese Versicherungsleistungen optimiert angeboten werden, unterstützt ihn das eigene Unternehmen. Es verhandelt mit dem Versicherer oder einem spezialisierten Vermittler die Versicherungspakete, verhandelt die bestmöglich auf die eigene Belegschaft abgestimmten Deckungskonzepte und nimmt Einfluss, um ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis für die Mitarbeiter zu erzielen. Je nach Größe des Unternehmens kann diese Aufgabe ein externer Makler übernehmen. Ab einer bestimmten Mitarbeiterzahl bietet sich aber dafür eine unternehmenseigene Fachabteilung an, die sich ausschließlich um das Thema Versicherung kümmert – gemeinhin auch Inhouse Broker genannt.

Das klingt bislang alles noch so, wie wir es aus der Vergangenheit kennen. Aber wo ist nun der Einfluss der Digitalisierung auf diese Vorgänge?

Die Digitalisierung ist von Anfang ein bestimmender Faktor. Dabei ist es zunächst unerheblich, ob die Versicherungsleistungen über einen externen Makler oder eine eigene Abteilung erbracht werden. Sie müssen organisiert werden und Organisation bedeutet Aufwand. Je größer die Belegschaft, desto größer der Aufwand. Nehmen wir einen Betrieb mit 3000 Mitarbeitern: Eine optimierte Haftpflichtdeckung an die Mitarbeiter auszurollen, sie zu informieren und im Verlauf auch zu betreuen, gelingt nicht ohne weiteres. Früher wurden alle Mitarbeiter angeschrieben, informiert – und wer Lust hatte, kam zum individuellen Gespräch und zur Beratung. Oder er schaute nach einem Umzug schnell bei der Versicherungsabteilung vorbei, um dort die notwendigen Änderungen vornehmen zu lassen. Die neuen digitalen Möglichkeiten helfen genau in diesen Fällen, den früheren Aufwand zu minimieren. Dem Mitarbeiter werden die neuen Produkte, Leistungen und Erweiterungen digital vorgestellt. Er muss nicht mehr im Betrieb sein, um sich die neuen Leistungen in der Haftpflicht erklären zu lassen. Denn nun kann er es auch zuhause erledigen – was zudem den Vorteil hat, dass Familie oder Ehepartner einbezogen werden können. Der Versicherte trifft seine Entscheidung zu seiner Zeit, in der für ihn optimalen Umgebung. Vertragsänderungen, Bankverbindung oder auch Schadenmeldungen kann er nun bequem überall vornehmen. Es besteht keine Notwendigkeit mehr, deswegen in die Abteilung zu gehen. Dieser Aspekt ist vor allem für Mitarbeiter interessant, die nicht vor Ort im Betrieb, sondern viel unterwegs sind.

Welche weiteren Vorteile sehen Sie neben der administrativen Entlastung der Unternehmen?

Ganz klar Geschwindigkeit. Ein Schadenfall zum Beispiel kann bei einem digital unterstützten Prozess viel einfacher und schneller vom Mitarbeiter gemeldet werden. Dadurch, dass er Nutzer eines digitalen Portals ist, kann er seine Angaben zielgerichtet und geführt in den Schadenmanagementprozess eingeben. Alles wird sofort strukturiert erfasst und diese Informationen führen dann auf Seiten des Versicherers zu einer schnellen Bearbeitung. Seitens des Unternehmens zeigt die digitale Erfassung aber ebenso ihre Vorteile. Egal von welchem Ort die Eingaben erfolgen, beispielsweise von unterwegs bei einem Geschäftstermin, das digitale System verarbeitet sie in Echtzeit und stellt sie allen Beteiligten sofort zur Verfügung. Das klingt zunächst banal, aber es löst viele Kommunikationsprobleme der Vergangenheit:

Wenn früher ein Schaden vom Mitarbeiter beim Versicherer gemeldet wurde, konnten schon mal einige Tage ins Land gehen, bis diese Information auch in der Versicherungsabteilung des Unternehmens ankam. Nicht selten fragte aber der Mitarbeiter zwischenzeitlich in der Fachabteilung nach dem Fortschritt seines Vorgangs nach, während die Abteilung von dessen Existenz noch gar keine Kenntnis hatte. Das gehört nun der Vergangenheit an. Sowohl der Mitarbeiter als auch das Unternehmen können nun alle relevanten Dokumente und Vorgänge online und webbasiert verwalten. Papier wird nur noch von demjenigen gebraucht, der gerne etwas Haptisches in der Hand halten möchte. Der administrative Prozess braucht das nicht, für ihn zählen nur die relevanten Informationen – und auf die kommt es schlussendlich ja an. Sowohl das Unternehmen als auch die Mitarbeiter wollen, dass der Vorgang erledigt wird. Papier will dabei in Zukunft kein Mensch mehr haben.