To-Do-Liste nach dem Kauf einer GmbH

1. Formalitäten:

• Handelsregistereintragung prüfen: Sind Gesellschafter, Geschäftsführer, Adresse, Tätigkeit korrekt eingetragen? Bei uns gab es einmal die Situation, dass noch eine Prokura an einen bereits ausgeschiedenen Mitarbeiter im Handelsregister eingetragen war. Daher empfiehlt es sich, immer VOR dem Notarvertrag den Handelsregisterauszug genau anzuschauen. Wir haben das versäumt und mussten dann ein zweites Mal zum Notar, um die Prokura zu entfernen – ärgerlich, da zusätzlich Zeit und Geld.
• IHK-Registrierung: Wechselt der Geschäftsführer, der die Erlaubnis hatte (was ja meist der Fall ist), müssen bei der IHK wieder alle Unterlagen für die Erlaubnis 34d (oder weitere) eingereicht werden – also von Sachkundenachweis bis Führungszeugnis. Eine Checkliste hierzu gibt es bei der IHK. Wichtig: Alle Unterlagen sollten im Original vorliegen und nicht älter als drei Monate sein.
• Gewerbeummeldung: Die Mitteilung des neuen Geschäftsführers mit Handelsregister-Auszug per Mail an das Gewerbeamt genügt hierfür.
• Webseiten, Briefpapier, Signaturen, Impressum, Datenschutzerklärung, Erstinformation, Maklermandat & Maklervollmacht: Wichtig – überall aktualisieren und anpassen. Manchmal vergisst man da schnell die eine oder andere Änderung.

2. Bankkonten:

Wenn möglich, empfiehlt sich der persönliche Besuch mit dem Verkäufer bei der jeweiligen Bank. Personalausweis und Handelsregister-Auszug sowie alle wirtschaftlich Berechtigten sind vorher der Bank mitzuteilen, dann geht der Termin schneller. Persönlich ist besser, weil es dann auch ‚reibungslos‘ funktioniert. Bei der Volksbank haben wir bisher zum Beispiel sehr gute Erfahrungen gemacht. Die Deutsche Bank hingegen war eher eine Katastrophe. Hier hat es fünf bis sechs Wochen gedauert, ehe ich Kontozugriff hatte. Empfehlung: die Kontovollmacht/den Online-Zugang des Verkäufers erst sperren, wenn Sie selbst Zugang haben. Das setzt natürlich ein gewisses Vertrauen voraus.

3. Mitteilung an Gesellschaften/ Pools:

Ziemlich nervig bei vielen Direktanbindungen ist es, alle Gesellschaften über den Wechsel der Gesellschafter und Geschäftsführer zu unterrichten. Die Courtagezusagen bleiben bestehen, die Gesellschaften wollen aber mindestens den Ausweis des Geschäftsführers und Handelsregister-Auszug. Viele kommen dann mit Zusatzunterlagen bzw. wollen eine Bürgschaft. Das vermeiden wir, indem wir über die Direktanbindungen keine vordiskontierten Provisionen mehr auszahlen lassen. Der Verkäufer wird aber auch aus der Bürgschaft raus wollen, was zu beachten ist.

4. Bestehende Verträge:

Mietvertrag, VSH, Arbeitsverträge, Strom, Dienstleister, Pools, Leasing, Datenmüll, Steuerberater etc.: grundsätzlich empfiehlt es sich, zur Übergabe eine Liste aller Verträge, die die Firma hat, zu erstellen und zu überprüfen. Meistens finden wir hier Einsparpotenzial (Strom, VSH, Dienstleister) oder vereinheitlichen die Verträge/Dienstleister (Arbeitsvertrag/Steuerberater).

5. Aufbewahrungspflichtige Unterlagen:

Meint prinzipiell das Wichtigste, was wir tatsächlich in Papier- und Ordnerform aufbewahren. Die Buchhaltungsunterlagen der letzten 10 Jahre müssen bei Übergabe der Firma mit übergeben werden (oder sie liegen gerade wegen einer Prüfung beim Steuerberater).

6. Login und Benutzerdaten

Im Idealfall hat der Verkäufer eine gepflegte Liste mit allen Login-Daten, die für die Führung des Unternehmens wichtig sind: Gesellschafts-Login, Easy-Login, Pools, Webseiten-Login (bei Baukasten), Login für Domain und Mailserver, Bewertungsportale, FacebookFanpage (Admin übernehmen), MVP. Übergabe der Tokens für beispielsweise Easy-Login oder VHV nicht vergessen!

Bisher passierte es uns tatsächlich einmal, dass bei der Übergabe so gut wie keine Login-Daten mehr vorhanden waren, da eine vorherige Mitarbeiterin bei Entlassung alles gelöscht hat. Das ist natürlich ein Desaster und macht viel Arbeit.

7. Maklerverwaltungsprogramm (MVP)

In den seltensten Fällen hat der Verkäufer das gleiche MVP genutzt wie wir. Daher ist die Übertragung der Kundendaten (mitsamt aller Dokumente) eine Herausforderung. Direkt nach Übernahme spiegeln wir den Server des Verkäufers auf unsere Server als Sicherheit. In der Übergangszeit (circa sechs bis zwölf Monate) werden die Mitarbeiter, die den Bestand betreuen, mit zwei Verwaltungsprogrammen arbeiten (müssen). Wir übertragen in unser MVP grundsätzlich nicht den Download aus dem „alten MVP“, sondern fordern bei den Gesellschaften aktuelle GDV/CSV-Daten an. So vermeiden wir das Einspielen von Karteileichen und unnötigen Daten.

8. Kundenbetreuung/ Kundenanschreiben

Never change a running system – wir übernehmen gerne die Mitarbeiter und erhalten die gewohnte Betreuung. Zusätzlich erweitern wir die Erreichbarkeit auf unsere normalen Bürozeiten von 8 bis 20 Uhr. Natürlich informieren wir alle Kunden über den Wechsel in der Geschäftsführerschaft und kommunizieren, wer wir sind. In dem Schreiben informieren wir dann auch über die Übertagung zu unserem Pool (falls wir den Bestand dorthin übertragen). Gibt es keine Mitarbeiter, kümmern sich bestehende Innen-/ Außendienstmitarbeiter um den Bestand. Wichtig ist hier die feste Zuweisung der Verantwortlichkeit (und Bonifikation) für die Betreuung des Bestands.

Die ganze Firma zu kaufen ist auf den ersten Blick vielleicht die einfachere Variante, da nicht die ganzen Bestandsübertragungen anstehen. Der Aufwand ist allerdings nicht zu unterschätzen und letztlich ist die Frage zu klären: Was will ich zukünftig mit der Gesellschaft? Liquidation oder Weiterentwicklung? Einfach neben der eigenen Firma als Tochter unverändert weiter existieren lassen? Letztes halte ich nur in Ausnahmefällen für sinnvoll, da doppelt Buchhaltung, Steuerberater, VSH, etc. anfällt.

Die Punkte sind natürlich nicht abschließend, aber immerhin ein Anhalt, was nach der Unterschrift beim Firmenkauf anfällt.