Beratung, Überwachung, Empfehlung

Alle Aufgaben des Datenschutzbeauftragten stehen auch in Artikel 39 der DSGVO: Der Beauftragte informiert demnach den Inhaber eines Versicherungsbüros und alle Akteure darin über die gesetzlichen Datenschutzpflichten. Er berät bei der Umsetzung und überwacht, ob der Betrieb alle Vorgaben erfüllt: Funktionieren die Schutzmaßnahmen? Weiß jeder Mitarbeiter, welche Vorkehrungen in welcher Situation einzuhalten ist? Hat der Chef alle Kollegen unterwiesen, bzw. eine Schulung ermöglicht? Gleichzeitig berät der Beauftragte bei der „Datenschutz-Folgenabschätzung“ und überwacht ihre Durchführung. Zu guter Letzt steht er als Anlaufstelle für die Aufsichtsbehörde bereit und arbeitet mit ihr zusammen, sollte es zu einer Datenpanne kommen.

Wer als Datenschützer professionell arbeitet, setzt bei seiner Arbeit auf einen ganzheitlichen Beratungsansatz und bearbeitet mögliche Baustellen praxis- und lösungsorientiert. Er prüft, welche Verarbeitungstätigkeiten der Vermittler umsetzt und ob diese DSGVO-konform ablaufen. Gibt es hier Mängel, schlägt der Experte stillen Alarm: Er unterstützt das Team dabei, Abläufe so anzupassen, dass sie die gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Außerdem arbeitet der Datenschützer so zu, dass der Versicherungsprofi die vorgeschriebene Datenschutz-Dokumentation parallel zu seinem Tagesgeschäft erstellen kann. Somit kann der Inhaber den Behörden jederzeit beweisen, dass sein Betrieb top aufgestellt ist.

Und wie läuft die Umsetzung intern?

Damit Datenschutzbeauftragte ihre Aufgaben erfüllen können, müssen Vermittlerbüros bestimmte Voraussetzungen schaffen: Die Unternehmen brauchen zum Beispiel einen systematischen Prozess, der den Datenschutzprofi stetig über für ihn relevante Themen informiert. Zudem muss die Datenfachkraft weisungsfrei agieren und direkt an die oberste Leitung berichten können. So stehen sie Versicherungsbetrieben mit ihrem Know-how jederzeit zu Seite.

Da die Umsetzung seiner Empfehlungen inhouse gelöst werden muss, braucht es für realen Datenschutz die Mitarbeit der Menschen im Betrieb. Nur so greifen die Maßnahmen. Damit externe und interne Akteure reibungslos zusammenarbeiten, ist es klug, wenn sich einige Mitarbeiter in diesem Bereich weiterbilden. Anschließend können diese qualifizierte Kollegen Anfragen problemlos bearbeiten und Technik in Absprache mit dem Profi selbst in Schuss halten. Hier eignen sich Engagierte aus den betroffenen Fachabteilungen, aus der Verwaltung oder Beratung. In dieser Kombination ergänzen sich Expertise des Beauftragten und Umsetzungskraft der Mitarbeiter ideal – egal, ob großer, kleiner oder Ein-Mann-Betrieb.