Eine Ode an die Digitalisierung

Wer kennt das nicht? Wie immer läuft das Postfach über, der zugewiesene Speicherplatz für E-Mails ist fast erschöpft und wir kommen mit der Bearbeitung unserer Eingangspost nicht mehr nach. Der Druck steigt bei gleichzeitig sinkendem Überblick.

Wir haben mittlerweile den 48sten Ordner angelegt und sortieren unsere E-Mails in 167 verschiedene Unterordner in der Hoffnung, alles logisch und nachvollziehbar auch für andere Kolleginnen und Kollegen abgelegt zu haben – damit alles zum richtigen Zeitpunkt wiedergefunden wird, nichts vergessen geht und unsere Mandate zufrieden und glücklich mit unserem Service sind. Das ist nicht nur völlig irrsinnig, sondern häufig nervig und frustrierend. Im digitalen Zeitalter muss das doch einfacher und besser gehen, oder?

Sven Nebenführ, Versicherungsmakler bei Versicherungskonzept und Experte für Rechtsschutzversicherungen.VersicherungskonzeptWeltweit werden täglich rund 320 Milliarden E-Mails versendet. Jede einzelne E-Mail verbraucht zehn Gramm CO2. Das macht insgesamt 3,2 Millionen Tonnen CO2 – jeden Tag. Zum Vergleich: Meine Nachbarstadt Wiesbaden mit ihren knapp 300.000 Einwohnern setzt in etwa die gleiche Menge CO2 frei – allerdings pro Jahr. Verrückt oder, was man da einsparen könnte.

Wir wissen von wo wir E-Mails absenden, und wir wissen wo sie ankommen sollen, aber welchen Weg sie nehmen, das wissen wir nicht. Denn wir haben keinen Einfluss auf den Standort der Mailserver. Die stehen irgendwo auf der Welt, und eine E-Mail wählt den Weg des geringsten Widerstandes. Das ist nicht immer der kürzeste Weg. Und das erzeugt wiederum wesentlich mehr CO2 als beispielsweise ein Datei-Upload.

Den Schulen sagen wir, ihr müsst euch digitaler aufstellen. Selbst schreiben wir E-Mails, empfangen E-Mails, lesen E-Mails und antworten per E-Mail. Wir drucken Anhänge wie zum Beispiel PDF-Dokumente aus, um sie von Hand auszufüllen, scannen sie wieder ein und schicken sie per E-Mail weiter. An sich ist es ein zeitfressender Wahnsinn, den wir schleunigst beenden sollten. Auch deshalb, damit wir unser stetig wachsendes CO2-Konto entlasten. Doch das sollte nicht der einzige Grund sein, denn – Hand aufs Herz – die meisten von uns legen Wert auf die Privatheit unserer persönlichen Daten. Wer will schon seine Gesundheitsdaten oder seinen Steuerbescheid prominent und für alle lesbar wie auf einer Postkarte quer durchs Netz schicken?

Womit wir beim Datenschutz wären. Denn auch beim Datenschutz ist die E-Mail unter Umständen der Super-GAU. TLS-Verschlüsselung hat der ein oder andere von uns Maklern vielleicht schon einmal gehört. Dieser Verschlüsselungsalgorithmus sollte theoretisch bei jedem von uns der unterste Standard sein, ist es aber meist nicht. Einige von uns verschlüsseln E-Mails und die Anhänge zusätzlich und versehen sie mit einem Passwort, das wir unserem Adressaten in einer separaten E-Mail – oder besser noch: per Briefpost – zusenden. Wieder ein Riesenaufwand. Doch damit nicht genug.

In diesem Jahr gaben 88 Prozent der Unternehmen an, von Cyberangriffen betroffen gewesen zu sein. Wir kennen sie alle, diese ominösen E-Mails, die sich häufig sehr schnell als „feindliche Kontaktaufnahme“ identifizieren lassen. Natürlich löschen wir diese Dinger umgehend – doch grundsätzlich ausschließen können wir nicht, dass wir irgendwann doch einmal aus Unachtsamkeit oder Hast dort klicken, wo wir besser nicht hätten klicken sollen. Zu einem Virus oder einem Verschlüsselungstrojaner kommen wir manchmal schneller als uns lieb ist. Eben noch der schnelle E-Mail- oder Dateianhang-Check kurz vor Feierabend und eine Klicksekunde später dürfen wir uns als Opfer einer Cyberattacke betrachten.

Wenn es also zeitsparende, nachhaltige und sicherere Alternativen gäbe, würden wir sie doch nutzen, oder? Mobile und Web-Apps sind eine passende Lösung, um uns selbst, unseren Mandaten und unserer Umwelt einen Gefallen zu tun: Sicherheit dank Verschlüsselung und Kunden-Login, automatisierte Mandate-Zuordnung dank digitalisierter Prozesse und weitaus emissionsärmer und übersichtlicher als der gewohnte E-Mail-Traffic. Viele Fliegen – eine App. Der Markt hat diesbezüglich einiges zu bieten. Probiert es aus – und schenkt euch und euren Mandaten mehr Zeit und Sicherheit. Und weniger Emissionen für unsere Umwelt kommen in Zeiten des Klimawandels gerade recht. Ich für meinen Teil habe es mir auf meinem Wölkchen bereits bequem gemacht. Willkommen in der Cloud.