Sie haben erstmals eine Umfrage zum Thema „Digitalisierung der bAV-Verwaltung“ durchgeführt. Können Sie etwas zu den Beweggründen und Zielen für die Umfrage sagen?

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Peter Kolm: Einer der zentralen Beweggründe für die Durchführung einer Studie war es, auf breiterer Basis herauszufinden, was Unternehmen sich unter dem Begriff „Digitalisierung der bAV-Verwaltung“ eigentlich vorstellen. Unsere tägliche Erfahrung zeigt nämlich, dass sich die meisten zum Beispiel unter einer bAV-Verwaltung in der Cloud sehr wenig vorstellen können.

Der Digitalisierungsgrad der bAV-Verwaltung ist bei den befragten Unternehmen noch relativ gering. Gerade einmal ein Viertel der Unternehmen gab an, die bAV-Verwaltung bereits vollständig digitalisiert zu haben. Wie bewerten Sie dieses Ergebnis?

Das Ergebnis hat mich nicht überrascht. Wobei anzumerken ist, dass bei kleineren Unternehmen, die an unserer Studie auch nur in geringer Anzahl teilgenommen haben, der bAV- Digitalisierungsgrad gering und oft eine Digitalisierung – also ein echtes digitales Abbild aller bAV-Komponenten wie zum Beispiel digitalisierte Versorgungsregelungen – auch gar nicht erforderlich ist. Hier werden in der Regel die Versicherungsverträge vom Unternehmen selbst, gegebenenfalls unter Zuhilfenahme eines bAV-Dienstleisters wie zum Beispiel eines Versicherungsmaklers bzw. -vertreters, mit einem Versicherungsverwaltungstool verwaltet. Die Verwaltung ist meist völlig unproblematisch. Bei diesen Unternehmen bestehen eher Probleme bei der Einrichtung einer vernünftigen Versorgungsordnung. Das ist hier jedoch nicht das Thema.

Bei größeren Unternehmen, die ihre betriebliche Altersversorgung schwerpunktmäßig über Direktversicherung und Co. abwickeln, sieht das schon anders aus. Hier herrscht in der Regel viel Bewegung im Personalbestand und somit auch in der bAV. Zudem trifft man hier häufig auf eine völlig ungeordnete und unübersichtliche bAV. Der Digitalisierungsgrad bei diesen Unternehmen ist bis heute nicht hoch und in vielen Fällen ist die grundsätzliche Notwendigkeit einer professionellen bAV-Verwaltung – konventionell oder digital – ihnen gar nicht bewusst. Diese Unternehmen haben zumeist nur eine rudimentäre bAV-Verwaltung, von einer digitalen bAV ganz zu schweigen.

Sobald diese Unternehmen allerdings die grundsätzliche Notwendigkeit einer bAV-Verwaltung erkannt haben, kommt meist sofort die Frage nach digitalen Verwaltungssystemen. Wir erhalten nicht selten Anfragen von solchen Unternehmen. Diese kommen heute auf uns mit der Frage zu, ob wir über unsere Cloud zum Beispiel 1.000 Direktversicherungen bei 50 verschiedenen Gesellschaften verwalten können.

In der letzten Gruppe sind meist große Unternehmen, die die betriebliche Altersversorgung als wichtiges Instrument ihrer Personalpolitik betrachten. Diese Unternehmen haben in der Regel eine vielschichtige bAV, die meist alle Durchführungswege umfasst. Der Schwerpunkt liegt hier dann auch bei Direktzusagen, die sich ideal zum Beispiel über Cloudsysteme verwalten lassen.

Für uns nicht überraschend ist, dass der Digitalisierungsgrad bei diesen Unternehmen am größten ist. Allerdings zeigt unsere Erfahrung, dass hier oft nur „alte“ Prozesse digitalisiert wurden. Wirklich neue Wege hinsichtlich des Einsatzes von zum Beispiel Cloudsystemen mit allen deren Vorteilen wie der versicherungsmathematischen Berechnung direkt in der Cloud oder der Möglichkeit der Einbindung aller Dienstleister wurden so gut wie nie beschritten. Deshalb bezeichne ich den Digitalisierungsdruck auch bei diesen Unternehmen in den nächsten Jahren als sehr hoch.

Auf der anderen Seite können nur 20 Prozent keine Nachteile/Defizite beim derzeit im Unternehmen etablierten Prozess der bAV-Verwaltung erkennen. Es scheint also Optimierungsbedarf zu bestehen. Deckt sich dieses Ergebnis mit Ihrer Praxiserfahrung?

Dieses Ergebnis hat mich überrascht. Ich befürchte nur und das bestätigt unsere Praxis, dass hier viele Unternehmen dabei sind, für die eine bAV mehr ein notwendiges Übel als zielgerichtetes personalpolitisches Instrument darstellt. Hier fehlt leider oft das notwendige Wissen mit dem Ergebnis, dass sich diese Unternehmen gar nicht bewusst sind, dass eine professionelle bAV-Verwaltung unabdingbar ist – zunächst einmal völlig gleichgültig, ob konventionell oder digital. Ich erinnere hier an mein eben angeführtes Beispiel eines Unternehmens mit 1.000 Direktversicherungszusagen bei 50 Gesellschaften. Hier hat man die Notwendigkeit einer professionellen Verwaltung -und die dann damit verbundene Notwendigkeit der Digitalisierung- erst erkannt, als ernstliche haftungsrelevante Probleme auftraten.

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Aber natürlich gibt es auch Unternehmen, die ihre Prozesse heute schon so optimiert haben, dass sie keine Defizite haben. Ich schätze, dass maximal die Hälfte der in der Frage genannten 20 Prozent zu dieser Gruppe gezählt werden können. Wie schon erwähnt, hängt dies auch grundsätzlich von der Form der betrieblichen Altersversorgung in den Unternehmen ab.

bAV-Verwaltung: "Im Lebensversicherungsbereich besteht großer Nachholbedarf"

Die meisten Befragten (92 Prozent) erwarten sich von einer (weiteren) Digitalisierung eine einfachere Kommunikation und schlankere Prozesse. Eine Senkung des Verwaltungsaufwands erwarten sich 87 Prozent. Sind diese Erwartungen berechtigt?

Peter Kolm: Natürlich sind diese Erwartungen berechtigt – ob sie tatsächlich umsetzbar sind, hängt aber nicht nur sehr stark von den Durchführungswegen der bAV in den Unternehmen ab, sondern auch davon, was man sich unter einer bAV-Digitalisierung eigentlich vorstellt. Erfahrungsgemäß gehen die Vorstellungen hier sehr weit auseinander.

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Keinesfalls ist unter einer bAV-Digitalisierung nur eine digitale Versicherungsvertragsverwaltung zu verstehen, wie sie heute von verschiedenen Versicherungsgesellschaften und bAV-Dienstleistern angeboten wird. Vielmehr ist eine präzise arbeits-, steuer- und sozialversicherungsrechtliche Modellierung bzw. digitale Abbildung aller Versorgungsordnungen und Zusagetypen erforderlich, ohne die beispielsweise die Berechnung von Leistungen oder die versicherungsmathematischen Bewertungen für den Bilanzausweis von Direkt- oder Unterstützungskassenzusagen in der Cloud nicht möglich wäre.

Digitale bAV-Portale müssen darüber hinaus die Einbindung von Dienstleistern und somit die Einbindung externen Knowhows in die Verwaltungsprozesse erlauben. Auch wollen Mitarbeiter sich über die Leistungen ihrer bAV informieren und alle Dokumente jederzeit einsehen können.

Wo sehen Sie hier Probleme?

Problematisch ist die Verwaltung aller versicherungsförmiger Durchführungswege. Denn diese sind zu einem erheblichen Anteil auf die Schnittstellen, die die Versicherer anbieten, angewiesen. Die deutschen Versicherer sind aber digital leider alles andere als gut aufgestellt. Zwar bieten die meisten GDV-Schnittstellen und/oder BIPRO, haben eigene Onlineplattformen oder arbeiten „Whitelabel“ mit verschiedenen IT-Dienstleistern zusammen. Von modernen Datenschnittstellen wie zum Beispiel einer API, wie man sie von jeder Fondsgesellschaft her kennt, sind sie aber Lichtjahre entfernt.

Und gerade in Zeiten, in denen Versicherer die Garantien drosseln müssen, um dann über komplexe Hybridmodelle noch interessante Renditen für ihre Kunden erwirtschaften zu können, tut Transparenz zum Beispiel bei der Zusammensetzung eines Portfolios in einem modernen Hybridprodukt nicht nur Not, sondern ist ein immer wichtiger werdender Bestandteil für die Vorsorgeplanung des Einzelnen. Bei privaten Kapitalanlagen, zum Beispiel im Aktien- oder Fondsbereich, ist es der Anleger gewohnt, alle relevanten Daten kontinuierlich zuhause vom Sofa aus abzufragen. Hier besteht im Lebensversicherungsbereich hoher Nachholbedarf.

Zusammenfassend darf ich also sagen, dass die Erwartungen an die Digitalisierung der bAV berechtigt sind – dass es aber erheblich von der Art der jeweiligen bAV in den Unternehmen abhängt, ob sich diese Erwartungen erfüllen lassen.

Erst elf Prozent der befragten Unternehmen nutzen zur bAV-Verwaltung eine Softwarelösung aus der Cloud. Datenschutz und Datensicherheit sind mit jeweils 54 Prozent die am häufigsten genannten Argumente, die nach Ansicht der Umfrageteilnehmenden gegen den Einsatz einer cloudbasierten Lösung zur bAV-Verwaltung sprechen. Wie reagieren Sie als Anbieter einer cloudbasierten Lösung zur bAV-Verwaltung auf diese Vorbehalte?

Ich verstehe nach wie vor nicht die Ängste vieler Unternehmen vor Cloudlösungen. Die Vorteile liegen einfach auf der Hand. Natürlich muss darauf geachtet werden, dass die entsprechenden gesetzlichen Vorschriften eingehalten werden. Wir haben unsere bAV-Cloud bixie bei der Open Telekom Cloud gehostet. Mehr als 50 renommierte Hard- und Softwareanbieter, wie SAP oder Cisco, haben bereits Quartier im „House of Clouds“ von T-Systems bezogen.

Und zum Abschluss noch ein persönliches Fazit zu den Ergebnissen der Trendstudie “Digitalisierung der Verwaltung der betrieblichen Altersversorgung (bAV) – Gegenwart und Zukunft“. Gibt es ein Ergebnis, das Sie besonders überrascht hat?

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Nein, die Ergebnisse haben mich nicht überrascht. Die Studie hat nur bestätigt, dass bei der Digitalisierung der bAV noch sehr viel Luft nach oben ist und die bAV in den nächsten Jahren zwangsläufig sehr viel digitaler sein wird. Wir als bAV-Cloudanbieter sind für diese Zukunft schon heute gut aufgestellt und wir freuen uns über zunehmende Anfragen von Unternehmen, die die Vorteile einer digitalen bAV in unserer bAV-Cloud erkannt haben und sogar bereit sind, ihre traditionelle bAV-Prozesswelt zu verlassen und die bAV-Verwaltung neu zu denken.

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