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Der @AssekuranzDoc

Der @AssekuranzDoc

Dr. Peter Schmidt ist Experte Personenversicherungen und Unternehmensberater im Bereich Versicherungen, Vertriebe und Makler mit langjähriger Erfahrung als Führungskraft und Vorstand bei deutschen Versicherern und twittert als @AssekuranzDoc.

Die regelmäßigen betriebswirtschaftlichen Auswertungen können für Firmeninhaber ein guter Kompass für unternehmerisches Handeln sein. Im Gegensatz zum Jahresabschluss bzw. der Bilanz können mit der monatlichen oder quartalsmäßigen Auswertung Entwicklungen zeitnah erkennt werden. Entsprechend der Kosten- und Erlössituation können Schlussfolgerungen gezogen und Maßnahmen eingeleitet werden.

Controlling erfolgt oft zu selten oder gar nicht

Bei unseren Strategie- und Nachfolgeberatungen bemerken wir immer wieder, dass ein Controlling der betriebswirtschaftlichen Zahlen und Entwicklungen nicht für jede Unternehmerin oder jeden Unternehmer zum regelmäßigen Handwerkszeug gehört. Selbst Fehlentwicklungen über das ganze Jahr werden oftmals mit Hilfe des Steuerberaters über Darlehen ausgeglichen, die sich im Laufe der Jahre zu einer größeren Last aufbauen können. Das war auch ein Grund, um das E-Book „Unternehmer-ABC“ mit betriebswirtschaftlichem Grundwissen für Maklerinnen und Makler aufzulegen.

Gehen wir auf einige Inhalte einer BWA ein, ohne zu tief in die steuerliche Matrix eintauchen zu wollen. Mit der BWA wird im Endeffekt der wirtschaftliche Erfolg einer Maklerfirma in bestimmten Zeiträumen abgebildet. Das kann im Monats-, Quartals- und Jahresvergleich erfolgen. Es wird zunächst die Gesamtleistung (Umsatzerlöse und Bestandsveränderungen) abgebildet, zu der beispielsweise auch der private Nutzungsanteil von Firmenwagen oder Diensthandys mit eingerechnet wird.

Dann folgen die wichtigsten Kostenarten, sie gehören zunächst grob zusammengefasst:

  • Personal
  • Raumkosten
  • Abschreibungen
  • Werbe- und Reisekosten

Kommen wir zu den für die Steuer relevanten Ergebnissen. Dazu gehören u.a.:

  • Betriebsergebnis vor Zinsen und Steuern
  • Neutrale Aufwände wie Zinsen und Steuervorauszahlungen
  • Neutrale Erträge z.B. Steuererstattungen oder Mieterträge
  • Bis hin zum vorläufigen Ergebnis vor Steuern.

Das vorläufige Ergebnis ist dann DIE wichtigste Kennzahl für den Erfolg der eigenen Geschäftstätigkeit. Selbst wenn das Ergebnis (noch) positiv ist, kann es passieren, dass die finanzielle Situation angespannt ist und eine Vergütung des Unternehmers aus dem Gewinn nur noch schwer abzubilden ist.

Als Unternehmensberater ist für mich der Mehrjahresvergleich -oder zumindest der Vorjahresvergleich- immer der spannendste Punkt. Denn erst wenn man Tendenzen von sinkenden oder steigenden Kosten, Umsätzen und Erträgen bewusst analysiert, kann man notwendige Schlussfolgerungen ziehen.

Doch eine BWA zeigt im Maklerunternehmen nicht alles. Wenn der oder die Inhaber feststellen, dass sich die Umsätze nicht mehr so entwickeln wie gewünscht, dass müssen die Zahlen aus einem möglichst optimalen Maklerverwaltungsprogramm auf den Tisch gelegt werden.

Spezifische Daten im Maklerunternehmen gehören auf den Tisch

Eine BWA spiegelt die allgemeinen Rahmendaten für das Maklerunternehmen wider. Spätestens wenn die Umsätze sich nicht mehr wie gewünscht entwickeln oder dauerhaft unter denen des Vorjahres (bei gleichem Kostensatz) liegen, dann müssen weitere Zahlen auf den Tisch. Dazu gehören unter anderem:

  • Bestandscourtagen (BP) gesamt und nach Sparten im Vorjahresvergleich
  • Abschlusscourtagen (AP) gesamt und nach Sparten im Vorjahresvergleich
  • AP und BP nach Produktpartner (Betrachtung Top10 genügt oft)
  • Honorar- und Servicepauschalen Summe gesamt und nach Kundenanzahl
  • Kunden- und Vertragsanzahl gesamt und nach Sparten im Vorjahresvergleich

Diese Daten regelmäßig zur Hand zu haben, stellt für viele Maklerinnen und Makler eine echte Herausforderung dar und die Nachteile einer verstreuten Kundenverwaltung werden deutlich. Oft wird erst nach Monaten oder Jahren bemerkt, welche Negativtrends sich im Verlauf der Zeit eingeschlichen haben.

Aus der gemeinsamen Betrachtung der Zahlen aus der BWA und zu den o.g. spezifischen Daten zum Maklerumsatz und -bestand können die wichtigsten strategischen Schlussfolgerungen gezogen werden, die dann in entsprechende Maßnahmen umzusetzen sind. Nehmen wir ein Beispiel aus einer unserer Strategieberatungen:

Die Inhaber einer Maklerfirma sehen aus der BWA 12.2021, dass der Umsatz im Vergleich zum Vorjahr wieder gesunken ist. Auf die Ursachen – wenn nicht schon bekannt – stößt man dann bei den spezifischen Maklerdaten. Die Bestandscourtagen stagnieren seit Jahren und die Abschlusscourtagen sind im Jahr 2 der Pandemie weiter stark gesunken. Die entsprechenden Kundentermine haben nicht mehr im ausreichenden Maß stattgefunden.

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Mit kritischem Blick auf die Einnahmen aus Honorar- und Servicepauschalen ist kein Fortschritt zu erkennen und die Anzahl der Kunden mit nur einem Vertrag hat sich nicht verändert. Wenn dies und ggf. noch weitere Punkte erkannt sind, kann es an die Schlussfolgerungen gehen.

Die Stellschrauben zu einer Gesundung des Maklerunternehmens

Natürlich gibt es mehr als zwei Stellschrauben, um das Unternehmen wieder auf geschäftlichen Erfolgskurs zu bringen. Wir greifen hier nur zwei heraus, die aber gleichzeitig bedient zu kurz-, mittel- und langfristigem Erfolg führen können.

Schraube 1: Kosten auf den Prüfstand

Zunächst gilt es, die Wirksamkeit der verschiedenen Positionen der Kosten auf den Prüfstand zu stellen. Kritisch ist jede Position für den Unternehmenserfolg zu prüfen. Das beginnt bei Sachkosten und endet auch bei den Personalkosten. Oftmals sind Marketingkosten ein größerer Block, der hinsichtlich der Wirksamkeit und auf zeitgemäße Kommunikationswege zu prüfen ist.

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Auch beim historisch gewachsenen Personal lohnt eine konstruktive Prüfung. Ein Mitarbeiter, der „nur“ mit der Prüfung der Richtigkeit von Courtageüberweisungen befasst ist, oder ein Mitarbeiter, der nur für die zentrale Telefonannahme und Weiterleitung zuständig ist, gehören auf den Prüfstand und in Überlegungen, ob eine anderweitig produktive Verwendung ein sinnvoller Weg sein könnte.

Die größten Kostentreiber gilt es zu erkennen und dann im Sinne der Ertragskraft des Unternehmens einer Lösung zuzuführen. Oftmals lässt sich das auch mit einer Umsatzsteigerung verbinden. Dazu mehr unter „Schraube 2“.

Schraube 2: Wege zur Umsatzsteigerung

Wurde bei unserem oben genannten Beispiel erkannt, dass die bisher im Geschäftsmodell notwendigen Abschlusscourtagen nicht mehr so laufen, dann sind natürlich mehrere Wege möglich. Ich greife hier nur ein Beispiel für die doppelte Wirkung der zwei Stellschrauben heraus.

Nehmen wir einmal an, dass bisher ein Mitarbeiter nur die Courtagen kontrolliert hat. Unterm Strich bedeutet das Personalausgaben von zirka 30.000 EUR mit dem Effekt, dass Fehlbuchungen bei den Courtagen von zwei- bis dreitausend Euro erkannt wurden. Nun gibt es drei Optionen zur Lösung für diese unwirtschaftliche Besetzung:

  • Trennung vom Mitarbeiter über eine Kündigung
  • Bei Eignung ein anderes Einsatzgebiet (Außendienst/Online-Verkauf)
  • Einsatz bei der Bestandsverdichtung und Steigerung der BP

Die letztgenannten Optionen zeigen bereits den produktiven und ertragsorientierten Ansatz. Statt Kosten für administrative Tätigkeiten, die beispielsweise durch die Verlagerung auf einen Maklerpool weitestgehend gelöst werden könnten, wird der Mitarbeiter direkt positiv auf den Umsatz einwirken können.

Schauen Sie sich dazu die Option 3 einmal an. Den bisher für Courtagekontrollen zuständigen Mitarbeiter beim „Einsammeln“ von Verträgen bei Kunden einzusetzen, würde nicht nur positiv auf das Aufwand/Nutzen-Verhältnis wirken. Die Erhöhung der Quote von Verträgen pro Kunden wirkt für das Maklerunternehmen sofort und nachhaltig aus. Es trägt außerdem zu einer höheren Kundenzufriedenheit bei.

Ständige Aufgabe für Unternehmer: Produktivität im Maklerunternehmen

Allein der Einsatz von Technik und Software führt nicht automatisch zu einer optimalen Produktivität im Maklerunternehmen und zu einem guten Verhältnis von Kosten und Umsatz. Ein von uns beratender Makler schildert diese einmal so:

„Nun haben wir schon 14 Computer und Laptops für unsere Mitarbeiter und trotzdem wird die Arbeit nicht weniger. Gefühlt arbeiten wir immer mehr und schaffen doch nicht alles so gut, wie wir es eigentlich wollen“.

Gefühlsmäßig hatte der Makler die zwei wichtigsten Elemente der Wertschöpfung in einem Maklerunternehmen erfasst. Der Aufwand an Arbeitszeit und die Höhe der Wertschöpfung selbst, die in dieser Zeit stattfindet. Und damit fangen auch die Probleme des Maklers als Unternehmer an. Nur wenige Makler können auf Anhieb sagen, wieviel Arbeitszeit tatsächlich in der eigenen Firma aufgewendet wird und was konkret in dieser Zeit erledigt, geschaffen und an Wert produziert wird.

So ist das auch mit den bilanziellen Zahlen aus der BWA und den Daten aus dem Maklerverwaltungsprogramm, wenn es die entsprechenden Zahlen liefern kann. Pauschale Rezepte für eine Optimierung des Geschäftsmodells einer Maklerfirma verbieten sich von selbst. Dafür sind die Geschäftsmodelle und Größenordnungen der Unternehmen zu verschieden. Wichtig ist es aber, die Schwachstellen zu erkennen und gegenzusteuern.

Die Lösungsansätze für angespannte Kosten- und Produktivitätsprobleme in den Betrieben von Maklern können sehr unterschiedlich sein und machen eine umfassende Ausgangsanalyse unabdingbar. Deshalb habe ich in „Neuer Kurs für Maklerunternehmen“ neue strategische Ansatzpunkte für Neu- und Bestandsunternehmen zusammengefasst. Darunter sind auch die heute hier vorgestellten zwei Stellschrauben, die fast in jedem Maklerunternehmen zu mehr Erfolg führen können.

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Mehr Ertrag und Umsatz können so, richtig angegangen, auch zur zweiten Seite der Medaille für besseren Kundenservice werden, empfiehlt Ihr AssekuranzDoc und wünscht viel Erfolg.

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