Ziemlich beste Freunde: digitaler Posteingang und DMS

In vielen Maklerbüros reihen sich Aktenordner voller Papierunterlagen aneinander. Alexander Schneekloth, Geschäftsführer der Caya GmbH, erläutert, wie sich diese Akten„wände“ mit einem Dokumenten-Management-System (DMS) gepaart mit der Digitalisierung der Briefpost eliminieren lassen. So können Versicherungsmakler von automatisierten Prozessen profitieren und haben mehr Zeit für die Kundenbetreuung.

Alexander Schneekloth, Geschäftsführer der Caya GmbH.Caya GmbH

Inhaltsverzeichnis

Ziemlich beste Freunde: digitaler Posteingang und DMS
Die Digitalisierung des Posteingangs an Spezialisten auslagern

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Die Einführung eines DMS ist keine Raketenwissenschaft, denn es gibt cloudbasierte Lösungen, die mit geringem Aufwand und nur wenig IT-Verständnis implementiert werden können. Bei der Auswahl einer passenden Lösung sollten Makler darauf achten, dass diese folgende Funktionen beinhaltet:

Texterkennung: Mithilfe einer Optical-Character-Recognition(OCR)-Technologie werden Dokumente ausgelesen und deren Inhalte über die Volltextsuche schnell gefunden. Außerdem ermöglicht das OCR-Ergebnis das automatische Zuordnen von Dokumenten zu den Kunden.
Schnittstellen zu Drittanwendungen: Um eine medienbruchfreie Übergabe von Dokumenten an weiterführende Applikationen zu gewährleisten, sind Schnittstellen unabdingbar. Hierzu gehören vor allem Integrationen mit Fachanwendungen sowie Buchhaltungs-, Personal- und Projektmanagement-Lösungen.
Kategorisierung: Mithilfe selbsterklärender Ordnerstrukturen können Dokumente transparent verwaltet werden. Das sogenannte Tagging geht noch einen Schritt weiter, indem Dokumente in Abhängigkeit von ihrem Typ beispielsweise als Rechnung oder als Vertrag gekennzeichnet werden. So können die Dokumente innerhalb eines Kundenordners übersichtlich gruppiert und noch schneller gefunden werden.
Kollaboratives Arbeiten: Oftmals müssen Dokumente von mehreren Personen eingesehen oder bearbeitet werden. Um zu vermeiden, dass die Dateien zeitaufwendig per E-Mail verschickt werden, sollte das DMS über entsprechende Funktionen verfügen, die einen lesenden oder schreibenden Zugriff ermöglichen.
Etablieren von Workflows: Bietet ein DMS Workflow-Funktionen, können darüber wiederkehrende Tätigkeiten automatisiert und Mitarbeiter entsprechend entlastet werden. Diese Funktionen ermöglichen das Hinterlegen von Regeln zum weiteren Umgang mit eingehenden Dokumenten.
Digital unterschreiben: Damit Prozesse ganzheitlich digital abbildbar sind, sollten Dokumente wie Verträge digital signiert werden können. Zum Funktionsumfang eines leistungsfähigen DMS gehört aber ebenso das Ausfüllen von Formularen, das Markieren von Texten oder das Trennen bzw. Verbinden von Seiten.

Erfüllt das gewählte DMS diese Anforderungen, haben Versicherungsmakler und ihre Mitarbeiter einen zentralen Überblick über alle Dokumente. Das Suchen in Aktenordnern entfällt und Kundenanfragen lassen sich schneller beantworten. Hinzu kommt, dass Kundenbetreuer ortsunabhängig, beispielsweise beim Kundenbesuch, auf Dokumente wie bestehende Verträge zugreifen können.

Die Digitalisierung des Posteingangs an Spezialisten auslagern

Die Einführung eines DMS ist allerdings nur die halbe Miete auf dem Weg zu automatisierten Prozessen. Denn davon unabhängig erhalten Makler noch immer zahlreiche Papierdokumente, die per Post eintreffen. Um von der digitalen Transformation ganzheitlich zu profitieren, ist es empfehlenswert, diese Unterlagen zu digitalisieren und ebenfalls im DMS aufzubewahren. Andernfalls besäße man eine hybride Ablage, was mit erheblichen Nachteilen einherginge. Beispielsweise wüssten die Mitarbeiter dann nicht, ob sie im Papierarchiv oder im DMS nach einem Schriftstück suchen müssen.

Mangels fehlender Ressourcen und Know-how ist es dabei empfehlenswert, die Digitalisierung an einen Dienstleister, wie zum Beispiel Caya, auszulagern. Dabei wird die Briefpost mithilfe eines Nachsendeauftrags oder eines Umroutings an dessen Scancenter weitergeleitet oder vom Dienstleister selbst abgeholt. Einige Anbieter stellen alternativ eine Postbox-Adresse zur Verfügung, die der Makler seinen Kunden mitteilt und welche die Post dann direkt erhält. Anschließend erfolgt die Digitalisierung der Briefpost inklusive des Auslesens wichtiger Datenpunkte, etwa des Betreffs, des Kundennamens oder ggf. der Rechnungsnummer. Mithilfe dieser gewonnenen Informationen können die digitalisierten Briefe automatisiert im jeweiligen Ordner des DMS abgelegt und die dazugehörigen Prozesse regelbasiert angestoßen werden.

Die Vorteile der Kombination von DMS und digitalem Posteingang auf einen Blick:

Dokumente effizient verwalten
Durchsuchbarkeit von Dokumenteninhalten
Ortsunabhängiger Zugriff auf sämtliche Informationen
Schnellere Bearbeitung eingehender Kundenanliegen
Leistung der Mitarbeiter steigern
Kundenzufriedenheit verbessern
Kein analoger Posteingang, dessen Digitalisierung noch aussteht

Von diesen Vorteilen profitiert beispielsweise die VMK Versicherungsmakler GmbH. So erläutert dessen Geschäftsführer Bastian Kunkel: „Für das Versicherungsgeschäft ist die Digitalisierung schlicht unumgänglich. Die administrative Erleichterung, die erhöhte Prozesssicherheit und das Ermöglichen ortsunabhängiger Zusammenarbeit in Zeiten des Homeoffice machen sie zu einem enorm wichtigen Instrument.“ Sein Büro spart auf diese Weise mehr als 16 Arbeitstage pro Jahr.