Die Digitalisierung des Posteingangs an Spezialisten auslagern
Die Einführung eines DMS ist allerdings nur die halbe Miete auf dem Weg zu automatisierten Prozessen. Denn davon unabhängig erhalten Makler noch immer zahlreiche Papierdokumente, die per Post eintreffen. Um von der digitalen Transformation ganzheitlich zu profitieren, ist es empfehlenswert, diese Unterlagen zu digitalisieren und ebenfalls im DMS aufzubewahren. Andernfalls besäße man eine hybride Ablage, was mit erheblichen Nachteilen einherginge. Beispielsweise wüssten die Mitarbeiter dann nicht, ob sie im Papierarchiv oder im DMS nach einem Schriftstück suchen müssen.
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Mangels fehlender Ressourcen und Know-how ist es dabei empfehlenswert, die Digitalisierung an einen Dienstleister, wie zum Beispiel Caya, auszulagern. Dabei wird die Briefpost mithilfe eines Nachsendeauftrags oder eines Umroutings an dessen Scancenter weitergeleitet oder vom Dienstleister selbst abgeholt. Einige Anbieter stellen alternativ eine Postbox-Adresse zur Verfügung, die der Makler seinen Kunden mitteilt und welche die Post dann direkt erhält. Anschließend erfolgt die Digitalisierung der Briefpost inklusive des Auslesens wichtiger Datenpunkte, etwa des Betreffs, des Kundennamens oder ggf. der Rechnungsnummer. Mithilfe dieser gewonnenen Informationen können die digitalisierten Briefe automatisiert im jeweiligen Ordner des DMS abgelegt und die dazugehörigen Prozesse regelbasiert angestoßen werden.
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Die Vorteile der Kombination von DMS und digitalem Posteingang auf einen Blick:
- Dokumente effizient verwalten
- Durchsuchbarkeit von Dokumenteninhalten
- Ortsunabhängiger Zugriff auf sämtliche Informationen
- Schnellere Bearbeitung eingehender Kundenanliegen
- Leistung der Mitarbeiter steigern
- Kundenzufriedenheit verbessern
- Kein analoger Posteingang, dessen Digitalisierung noch aussteht
Von diesen Vorteilen profitiert beispielsweise die VMK Versicherungsmakler GmbH. So erläutert dessen Geschäftsführer Bastian Kunkel: „Für das Versicherungsgeschäft ist die Digitalisierung schlicht unumgänglich. Die administrative Erleichterung, die erhöhte Prozesssicherheit und das Ermöglichen ortsunabhängiger Zusammenarbeit in Zeiten des Homeoffice machen sie zu einem enorm wichtigen Instrument.“ Sein Büro spart auf diese Weise mehr als 16 Arbeitstage pro Jahr.
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Abschließender Tipp: Versicherungsmakler bzw. -agenturen finden hier eine Aufstellung von Tools, die ihren Arbeitsalltag zusätzlich erleichtern. Sie sind einfach einzuführen und leicht zu bedienen. Außerdem sind die meisten von ihnen kostenlos.
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