Richtiger Umgang mit Betriebsprüfungen

Ein paar Zahlen vorab: Auf der Grundlage von Meldungen der Länder erstellt das Bundesfinanzministerium jährlich eine Statistik über die Ergebnisse der steuerlichen Betriebsprüfung der Länder. In den Betriebsprüfungen der Länder waren im Jahr 2021 bundesweit 12.895 Prüferinnen und Prüfer tätig. Es wurde ein Mehrergebnis von rund 13,1 Milliarden Euro festgestellt. Von den 8.409.671 Betrieben, die in der Betriebskartei der Finanzämter erfasst sind, wurden 150.440 Betriebe geprüft. Dies entspricht einer Prüfungsquote von 1,8 Prozent. Bei den Großunternehmen betrug die Quote 17,1 Prozent.

Stefan Rattay ist Steuerberater und Partner der multidisziplinären Kanzlei WWS Wirtz, Walter, Schmitz & Partner mbB© Frank Kind - WWS

Das führt bei Unternehmen wohl kaum zu guter Laune. Das Risiko scheint erheblich, negative finanzielle Folgen durch die Betriebsprüfung zu erleiden. Das kommt nicht von ungefähr. Das Feld der Betriebsprüfer für mögliche Beanstandungen ist sehr weit gefasst. Grundsätzlich abzugsfähige Ausgaben werden mitunter aus formalen Gründen nicht anerkannt, simple Fehler im Handling fallen auf oder eher dürftig geführte Fahrtenbücher halten einer Überprüfung nicht stand. Und immer öfter nehmen die Prüfer auch formale Aspekte der Buchführung in den Blick. Vor allem ermöglicht die Digitalisierung einen umfangreichen Zugriff auf steuerlich relevante Informationen und deren schnelle Auswertung.

Prüfung über die Einhaltung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD)

Das bedeutet: Prüfer nehmen auch formale Aspekte der Buchführung in den Blick. Das hängt auch mit der sogenannten Verfahrensdokumentation nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) zusammen. Sie ist verpflichtendes, zusammenfassendes Element, wie die Buchführung im Betrieb organisiert ist, und wird eben auch bei einer Betriebsprüfung geprüft. Nach der Abgabenordnung hat die Finanzbehörde im Rahmen von steuerlichen Außenprüfungen das Recht, die mit Hilfe eines (elektronischen) Datenverarbeitungs-Systems erstellten und aufbewahrungspflichtigen Unterlagen durch Datenzugriff zu überprüfen.

Die Verfahrensdokumentation ist ein wesentlicher Schritt zur Unangreifbarkeit der eigenen Buchhaltung. Die Verfahrensdokumentation nach GoBD beschreibt den organisatorischen und technischen Prozess zur Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der Aufzeichnung und Aufbewahrung der steuerlich relevanten Geschäftsvorfälle und ergänzender Informationen hinsichtlich der Entstehung (Erfassung), der Indizierung, der Verarbeitung und der Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden, der maschinellen Auswertbarkeit, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion der archivierten Informationen. Neben den Daten müssen also bei der GoBD-Prüfung insbesondere auch die Teile der Verfahrensdokumentation zur Verfügung gestellt werden, die einen vollständigen Systemüberblick erlauben und für das Verständnis des Datenverarbeitungs-Systems notwendig sind.

Steuerberater wichtiger Partner für den Unternehmer

Unternehmer sind gut beraten, sich nicht auf eigene Faust auf das Abenteuer Betriebsprüfung einzulassen. Sie können allzu leicht in Fallen des Prüfers tappen, die teuer werden können. Die Erfahrung zeigt, dass manche Prüfer versuchen, auch streitige Mehrergebnisse durchzusetzen. Der Steuerberater ist daher ein wichtiger Partner für den Unternehmer in der Betriebsprüfungssituation. Schließlich kennt dieser die Kniffe und Tricks der Finanzbehörden und der Betriebsprüfer, kann dementsprechend auf bestimmte Versuche und Fragen des Prüfers angemessen reagieren und einschätzen, ob das Vorgehen überhaupt zulässig ist. Fallen fragwürdige Versuche im Rahmen einer Außenprüfung auf, kann der Steuerberater unmittelbar intervenieren und darauf hinwirken, dass nur solche Dinge beanstandet werden, zu denen das Steuerrecht auch berechtigt.

Um das Risiko unbeabsichtigt abgegebener Informationen zu vermeiden, sollte stets der Steuerberater die Kommunikation mit dem Prüfer während der Außenprüfung führen und auch im Nachgang die Abschlussbesprechung mit dem Mitarbeiter der Steuerbehörden vornehmen. Dies verhindert nachteilige Aussagen des Steuerpflichtigen und gibt die erforderliche Ruhe und Gelassenheit für das Kerngeschäft – der Unternehmer muss auch während einer laufenden Prüfung sein Unternehmen führen können.

Finanzverwaltung kann Verzögerungsgeld von bis zu 250.000 Euro festsetzen

Ebenfalls sehr wichtig bei der Vorbereitung: Es sollten alle physischen und elektronischen Buchhaltungsdaten des Unternehmens zur Verfügung stehen, um die Zugriffsrechte der Finanzverwaltung auf die Unternehmensdaten in angemessener Zeit sicherzustellen. Können die von der Betriebsprüfung angeforderten Daten nicht in angemessener Zeit zur Verfügung gestellt werden oder werden die Buchhaltungsdaten ohne vorherige Genehmigung auf einem Server außerhalb Deutschlands gehostet, kann die Finanzverwaltung ein Verzögerungsgeld von bis zu 250.000 Euro festsetzen.

Übrigens kann in geeigneten Fällen der Beginn der Außenprüfung auf einen anderen Zeitpunkt verlegt werden, wenn dafür wichtige Gründe glaubhaft gemacht werden. Der Steuerpflichtige kann beispielsweise eine Verlegung beantragen, wenn er oder sein Steuerberater plötzlich erkrankt, beträchtliche Betriebsstörungen durch die Außenprüfung zu erwarten sind oder er schlichtweg urlaubsbedingt verhindert ist. Auch hierbei ist es die Aufgabe des Steuerberaters, den Antrag auf Verschiebung entsprechend bei den Behörden zu begründen.