Herausforderungen bei Versorgungswerken meistern
Ob in deutschen Versorgungswerken noch Faxgeräte zum Einsatz kommen, ist nicht überliefert. Bei den internen Arbeitsabläufe sind jedoch häufig noch manuelle Tätigkeiten notwendig. Vielen Versorgungswerken fehlt es schlicht am nötigen Rüstzeug. Mit welchen Herausforderungen die Unternehmen zu kämpfen haben, erklärt Sandra Weis. Die Versicherungsfachwirtin ist als Team Manager bAV Services beim IT-Dienstleister adesso tätig.
In Deutschland bestehen unterschiedliche Versorgungswerke. Bei den berufsständischen Versorgungswerken handelt es sich um eine solidarische Versorgungseinrichtung, die die Alters-, Invaliditäts- und Hinterbliebenenversorgung für ihre kraft Gesetzes verpflichteten Mitglieder der kammerfähigen freien Berufe sicherstellen. Hierzu gehören beispielsweise Ärzte, Apotheker, Rechtsanwälte, Notare, Steuerberater und Psychotherapeuten. Die Leistungen werden durch die Beitragszahlungen ihrer Mitglieder finanziert. Darüber hinaus bestehen freiwillige Versorgungswerke für die Beschäftigten von verschiedenen Branchen. Diese bieten ihren Mitgliedern beziehungsweise Vorsorgeberechtigten die Möglichkeit einer privaten oder betrieblichen Zusatzversorgung, zumeist zu vergünstigten Konditionen, an.
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Für Versorgungswerke bestehen bei der Verwaltung von Leistungsanwartschaften und -auszahlungen eine Reihe von Herausforderungen. Insbesondere die manuellen administrativen Tätigkeiten wie die analoge Kommunikation mit den Mitgliedern sowie die Dokumentation von relevanten Informationen rund um die Zusatzversorgung der Mitglieder nehmen sehr viel Zeit in Anspruch und belasten das Versorgungswerk mit hohen Verwaltungskosten. Darüber hinaus werden die Erwartungen der Mitglieder bezüglich Service und Reaktionszeiten – wenn überhaupt – nur schwer erfüllt. Diese Herausforderungen lassen sich durch die Umsetzung von Digitalisierungsvorhaben meistern.
Vorteile des digitalen Wandels
Das Vorantreiben der Digitalisierung bieten den Versorgungswerken und ihren Mitgliedern etliche Vorteile. Die Mitgliederverwaltung kann digital erfolgen, bestehende Prozesse werden durch Eliminierung unnötiger Prozessschritte optimiert und lassen sich durch den Einsatz geeigneter Technologien automatisiert gestalten. Die Mitarbeitenden des Versorgungswerks werden durch den Wegfall etlicher manueller Tätigkeiten entlastet. Zusätzlich wird die Kommunikation mit den Mitgliedern durch die elektronische Übermittlung von Informationen und Dokumenten erleichtert und gleichzeitig die Durchlaufzeiten deutlich reduziert. Positive Effekte sind zudem die schnelle Datenverarbeitung und kurze Reaktionszeiten, die die Mitgliederzufriedenheit und -bindung fördern. Insgesamt betrachtet, lassen sich durch den Einsatz geeigneter digitaler Lösungen die Verwaltungsaufwände und -kosten reduzieren und die Effizienz steigern. Auch der ökologische Fußabdruck wird, unter anderem durch den elektronischen Dokumentenversand, gesenkt.
Die Digitalisierung vorantreiben
Den Versorgungswerken stehen etliche digitale Lösungen zur Erreichung ihres Zielbildes zur Verfügung. Bereits eine intelligente Posteingangssteuerung unterstützt die digitalen Geschäftsprozesse durch Vermeidung von Medienbrüchen im Posteingang. Die Texte in eingehenden Nachrichten werden mittels selbstlernender Künstlicher Intelligenz (KI) extrahiert, die Daten interpretiert sowie klassifiziert, dann automatisiert ein Geschäftsvorfall erzeugt und anschließend an die bearbeitende Stelle geroutet oder direkt dunkel verarbeitet. Teilt beispielsweise ein Mitglied dem Versorgungswerk seine neue Postanschrift mit, erkennt die Posteingangssteuerung dies als Adressänderung und erstellt einen Geschäftsvorfall „Adressänderung“, der dann manuell oder im Idealfall maschinell verarbeitet werden kann.
Die Erfassung und die Verwaltung der Stammdaten eines Mitglieds erfolgt in einem Partnersystem, in das sich die relevanten Daten in einem Dialog schnell und einfach erfassen sowie pflegen lassen. Diese Daten werden durch Berechtigungseinschränkungen geschützt und die Einhaltung der aktuellen Datenschutzverordnungen wird sichergestellt. Das Partnersystem lässt sich an alle Fachsysteme wie ein Bestandssystem, aber auch Prüfsysteme anbinden.
Ein Bestandssystem ermöglicht die ganzheitliche Administration von Versorgungsleistungen. Vordefinierte Geschäftsvorfälle können genutzt und für das Versorgungswerk individuell angepasst werden. Die Bearbeitungen lassen sich einfach durch einen Mitarbeitenden oder automatisiert durchführen und gewährleisten somit eine einheitliche, fehlerfreie und effiziente Abwicklung der Prozesse.
Die Daten aus den IT-Systemen, wie dem Bestandssystem, können über Schnittstellen von umliegenden IT-Systemen übernommen und für das Meldewesen einzelvertraglich genutzt sowie elektronisch als Datensatz an die Behörde übermittelt werden. Ein aktuelles Beispiel ist die Digitale Rentenübersicht, bei der die Übermittlung von digitalen Jahresmeldungen und den relevanten Datensätzen von Bürgern und Bürgerinnen zu erfolgen hat.
Mit einem Mitgliederportal können die Versorgungswerke ihren Mitgliedern einen digitalen und einfachen Service anbieten. Informationen und Dokumente können über das Portal ausgetauscht und weitere Serviceangebote wie Rentensimulationstools angeboten werden. Die Portallösung ergänzt die Bestandsführung als Serviceportal oder ermöglicht eine browserbasierte Vertragsverwaltung.
IT-Lösungen umsetzen
Bei Versorgungswerken sind die internen Arbeitsabläufe oftmals sehr aufwändig und erfordern etliche manuelle Tätigkeiten. Die IT-Systemlandschaft ist – wenn überhaupt – nur rudimentär vorhanden oder die IT-Systeme verfügen beispielsweise über nur wenige, nicht aufeinander abgestimmte Schnittstellen. Eine Verbesserung der Arbeitsabläufe wird durch die Umsetzung von IT-Lösungen erreicht. Parallel zum Tagesgeschäft ist dies eine besondere Herausforderung für die Versorgungswerke. Zudem fehlt häufig eine IT-Strategie und darüber hinaus noch Mitarbeitenden-Ressourcen sowie -Skills. Als Unterstützung empfiehlt es sich einen externen IT-Dienstleister zu beauftragen, dessen Mitarbeitende über eine technologische Kompetenz sowie ausgeprägtes (Branchen-)fachliches und betriebswirtschaftliches Know-how verfügen. Denn mit einer gemeinsam, individuell für das Versorgungswerk erstellten Lösungsstrategie und passenden Digitalisierungslösungen lässt sich die Digitalisierung ganz im Interesse des Versorgungswerks vorantreiben und umsetzen.
