Der Bundesrat hat am 18. Oktober 2024 das Bürokratieentlastungsgesetz IV verabschiedet. Ab dem 1. Januar 2025 treten wichtige Maßnahmen dieses Gesetzes in Kraft, darunter auch neue Regelungen für das Nachweisgesetz (NachwG) und die Verwaltung der betrieblichen Altersversorgung. Zukünftig können Arbeitsverträge neben der traditionellen Schriftform auch in Textform abgeschlossen werden, sofern bestimmte Rahmenbedingungen erfüllt sind.

Anzeige

Bislang verlangte das NachwG für Vertragsbedingungen, die das Arbeitsverhältnis betreffen, die Schriftform gemäß § 126 BGB. Die elektronische Form war bisher ausgeschlossen. Das deutsche Recht war somit strenger als die EU-Richtlinie 2019/1152 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 20. Juni 2019, die die elektronische Form nicht ausschließt.

Das Erfordernis der Schriftform führte zu aufwendigen Prozessen, da eigenhändige Unterschriften auf Papier notwendig waren. Arbeitgebern entstanden durch den erhöhten Personaleinsatz und zusätzliche Kosten Mehrbelastungen. Diese Problematik betraf auch die betriebliche Altersversorgung. Bei kollektiven arbeitnehmerfinanzierten Versorgungswerken band der Abschluss von Entgeltumwandlungsvereinbarungen in Papierform erhebliche Kapazitäten. Zwar vertrat das Bundesministerium für Arbeit und Soziales in einer Stellungnahme die Meinung, das NachwG sei „auf Betriebsrenten in der speziellen Form der Entgeltumwandlung nicht anwendbar“, doch blieb abzuwarten, ob sich die Gerichte dieser Meinung anschließen würden.

Im Rahmen des BEG IV hat der Gesetzgeber nun Erleichterungen und Rechtssicherheit geschaffen. Der erste Entwurf der geplanten Änderungen sah vor, dass die Dokumentation der wesentlichen Vertragsbedingungen eines Arbeitsvertrages in elektronischer Form mit qualifizierter Unterschrift möglich sein sollte, sofern das Dokument in ausdruckbarer Form übermittelt wird.

Aufgrund vielfacher Rückmeldungen, unter anderem von der Arbeitsgemeinschaft für betriebliche Altersversorgung, wird es weitere Erleichterungen geben. Es wurde angeregt, dass der Nachweis der wesentlichen Vertragsbedingungen in Textform ermöglicht werden soll. Diese Vorschläge hat die Bundesregierung im Gesetzgebungsverfahren aufgegriffen. Die Textform wird zugelassen, wenn die Informationen den Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern zugänglich sind, gespeichert und ausgedruckt werden können und der Arbeitgeber sie auffordert, einen Empfangsnachweis zu erteilen. Nur auf ausdrücklichen Wunsch der Arbeitnehmer müssen Arbeitgeber einen schriftlichen Nachweis zur Verfügung stellen. Lediglich in bestimmten Wirtschaftsbereichen nach § 2a Absatz 1 des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes bleibt die Schriftform erhalten. Die neue Regelung tritt am 1. Januar 2025 in Kraft und betrifft ausschließlich das Nachweisgesetz. Andere gesetzliche Bestimmungen mit Schriftformerfordernis wie § 6a EStG bleiben unberührt.

Michael Gerhard, Aktuar (DAV) bei Longial, kommentiert: „Für die bAV-Verwaltung werden sich durch die Neuerungen deutliche Vorteile ergeben, vor allem hinsichtlich des Bürokratieabbaus sowie des Kosten- und Personalaufwandes.“. Er begrüßt, dass im Gesetzgebungsverfahren weitere Vorschläge zur Zulässigkeit der Textform aufgenommen wurden. Denn die Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur nach § 126a BGB – wie im ersten Regierungsentwurf vorgesehen – wäre aufwendiger als die reine Textform und in der Praxis nicht überall verfügbar gewesen. Besonders profitieren werden Firmen mit mehreren Standorten oder solchen mit remote tätigen Mitarbeitern.

Anzeige