Erfolgreichere Arbeit im Maklerunternehmen durch optimales Zeitmanagement

„Gefühlt komme ich zu nichts mehr und gehe abends nach Hause, ohne etwas richtig geschafft zu haben.“ So schilderte mir Makler Davis F. (Name geändert) mir in einer Strategieberatung eines seiner Hauptprobleme. In mehreren Gesprächen wurde deutlich, dass er sich im Kümmern um die Geschäfte mit seinen Gewerbekunden, einer interessanten Online-Plattform und den damit verbundenen IT-Problemen, der Suche nach Personalverstärkung und Kooperationspartner immer mehr verschleißt. Gesundheitliche Probleme zeigen an, dass die dauerhafte Überlastung bereits zu Folgen geführt haben.

Ursachen für mangelndes Zeitmanagement erkennen

Natürlich gibt es für solche Situationen wie bei David F. keine pauschalen Rezepte. Nur mit einem Klick kann man keine Sofortlösung einschalten. Es bedarf zunächst der Erkenntnis, welche Ursachen es beim Makler in solch angespannter Situation gibt.

Schauen wir auf mögliche wesentliche Ursachen, die ich jeweils kurz erläutere. Meist handelt es sich vor Ort um Mischformen aus diesen und weiteren Ursachen, die ich hier mit einem Praxisbeispiel nur kurz illustrieren kann:

Unklare Prioritäten im Geschäftsalltag

Zu den wesentlichsten Ursachen bei der Überlastung gehören unklare Zielstellungen im Unternehmen. Daraus resultierend können Prioritäten nicht klar formuliert und durchgesetzt werden. Soll beispielsweise der Anteil an Bestandscourtagen deutlich erhöht werden (Ziel), ist dies mit verschiedenen Maßnahmen als Priorität umzusetzen. Andere interessante Themen sollten dann zurückgestellt werden. Damit wird der Geschäftsalltag entlastet und Zeit wird gewonnen.

Schwache Arbeitsteilung im Unternehmen

Eine klare Aufgabenteilung zwischen Unternehmer und Mitarbeitern stärkt das Zeitmanagement. Damit werden Doppelaufgaben vermieden und es wird Zeit gewonnen. Die Inhaberin oder der Inhaber, der sich in jede Kundenberatung ebenso intensiv einbringt, wie in administrative Prozesse, wird dauerhaft überlastet. Es heißt deshalb intern oder extern zu delegieren und zu kontrollieren.

Fehlendes Zeitmanagement

Die Arbeitszeit eines jeden Unternehmers ist begrenzt, egal ob man sich ein Zeitbudget pro Woche von 40 oder 60 Stunden setzt. Um mit diesem Zeitbudget die wichtigsten und dringlichsten Aufgaben zu schaffen, hängt vom eigenen Zeitmanagement ab. Dafür müssen Grenzen bei den übernommenen Aufgaben und für die jeweiligen Zeitbudgets gesetzt werden. Das persönliche Zeitmanagement muss zum Typ und Charakter passen, weil es nur dann angenommen und kontinuierlich umgesetzt wird.

Zeitfresser werden nicht erkannt

Der Zeitverlust schleicht sich oft ganz langsam ein. Hier eine halbe Stunde im Social Media verweilen, da ein Telefonat statt in fünf Minuten in 20 Minuten erledigt, langwierige Angebotsrecherchen statt standardisierten Produktlösungen – schon sind die Zeitfresser da und werden immer größer. Deshalb gilt es die Zeitfresser mit einer Analyse über eine Woche zu erfassen und dann weitgehend auszumerzen. Eine solide Zeitstruktur und ein persönlicher Zeitplan können die Zeitfresser besiegen.

Fehlende Tages-, Wochen- und Monatsstruktur

Immer nur das abarbeiten, was gerade auf dem Schreibtisch oder im Mailbriefkasten ankommt, führt automatisch zu Zeitverlust, Fehlern in der Bearbeitung und letztlich zum Kontrollverlust. Alle arbeiten (oder beschäftigen sich), aber es wird nicht mehr zwischen Wichtig und Dringlich sowie Unwesentlich und nicht umsatzrelevant unterschieden.

Mangelnde Selbstdisziplin und Durchhaltevermögen

Besonders vertriebsorientierte und innovative Charaktere unter Unternehmern verlieren in Vorhaben zu einem besseren Zeitmanagement die Selbstdisziplin und das Durchhaltevermögen. Man „stürzt“ sich lieber auf Aufgaben die interessant oder die schnell zu erledigen sind. Das Eisenhower-Prinzip wird – auch wenn es bekannt ist – schnell und immer wieder vergessen.

Wege zu einem besseren Zeitmanagement

Im Grunde geht es ganz einfach. Wenn die individuellen Ursachen für ein schwaches und überforderndes Zeitmanagement gefunden sind, dann gilt es diese Ursachen zu beseitigen. Dabei hilft – wie beim Leistungssportler – ein Coach mit individuellen Lösungen.

Zu meinen häufigsten Empfehlungen für ein besseres Zeitmanagement gehört eine individuell passende Tages-, Wochen-, Monats- und Jahresstruktur, die die wesentlichsten Prozesse des Unternehmers ebenso berücksichtigt wie persönliche Phasen für Sport und Erholung sowie einer Reservezeit für außergewöhnliche Vorkommnisse von zirka 20 Prozent des Zeitbudgets.

Was bedeutet so eine Zeitstruktur? Es werden Arbeitszeiten zu den wesentlichen Aufgaben als Blöcke im Terminkalender festgelegt und strikt umgesetzt. Solche Zeitblöcke geben dem Unternehmer selbst und seinen Mitarbeitern Struktur und Halt. Die Vorteile ergeben sich dann aus mehr Produktivität und Qualität in der Arbeit, weniger Stress und einer optimierten Zeitplanung.

Konkret kann das beispielsweise so umgesetzt werden, dass Mitarbeiterin A am Montag von 09:00 bis 12:00 Uhr für die ganze Firma den Telefondienst übernimmt und die anderen Mitarbeiter sich in dieser Zeit um ihre Schwerpunktaufgaben kümmern. Am Nachmittag oder am nächsten Tag übernimmt dann Mitarbeiter B. Die jeweiligen Aufgaben werden in Zeitblöcken organisiert und die Erreichbarkeiten werden entsprechend auch auf der Homepage veröffentlicht sowie ggf. auf dem Anrufbeantworter aufgesprochen. Dann wissen auch die Kunden Bescheid.

Für die Firmeninhaber sind ebenso Zeitblöcke für alle Wochentage, Wochen und Monate einzurichten, die auch die unternehmerischen Themen wie Rücksprachen mit Mitarbeitern, Zeit für Verhandlungen mit Produktgebern, Weiterbildung, Steuern und Strategie- und Konzeptfindung berücksichtigen. Geben Sie sich durchaus einen etwas „starren“ Rahmen für diese Zeitblöcke. Damit ist gemeint, wenn Sie sich einen Zeitblock für das Lesen und Bearbeiten von E-Mails geben, dann nehmen Sie sich auch nichts Anderes vor. Also keine Telefonate, kein Social Media oder keine Rücksprachen mit Mitarbeitern.

Für solche Zeitblöcke empfehle ich jeweils 35 bis 45 Minuten und dann eine eingeplante Pause, damit man immer auch auf ungeplante Ereignisse reagieren kann und das auch Zeit für Entspannung bleibt. Schaffen sie sich in Ihrem Persönlichen Zeitplan immer auch größere Phasen für Freizeitaktivitäten wie zum Beispiel Sport, die helfen, lange motiviert und produktiv zu bleiben.

Lassen Sie sich gerne auf dem Weg zu einem besseren Zeitmanagement helfen, Ihre Gesundheit und mehr Ergebnisse in weniger Zeit, werden es Ihnen danken – meint Ihr AssekuranzDoc in der letzten Kolumne für 2024.