Nach einer Untersuchung der Unternehmensberatung Steria Mummert Consulting AG bewertet jeder zweite Finanzdienstleister in Deutschland Outsourcing-Projekte als vielversprechend.

Der Trend zum Auslagern - vor allem von IT sowie Finanz- und Rechnungswesen, aber auch von Personalwesen, Logistik und Einkauf - wird sich bei Banken und Versicherungen fortsetzen.
Nach wie vor sind es Kosteneinsparungen, die Finanzdienstleister als wichtigsten Vorteil beim Outsourcing betrachten.
Aber auch hohe Professionalität und bessere Qualität der externen Dienstleister liefern in der Versicherungsbranche gute Gründe, nicht länger alle Leistungen im eigenen Unternehmen zu erbringen.

Unter Vermittlern wächst ebenfalls die Einsicht, nicht mehr alles selbst machen zu müssen oder zu können. Denn Vermittlerbetriebe sind von den jüngsten Gesetzesänderungen wie
Vermittlerrichtlinie, VVG-Reform und Finanzmarktrichtlinie (MiFID) besonders betroffen.
Der Aufwand erhöhte sich deutlich, und Verwaltungsaufgaben verschlingen mittlerweile einen immer größeren Teil ihres Zeitbudgets. Outsourcing verspricht hier Entlastung.

Was können andere günstiger, effizienter oder besser als ich? Diese Frage ist für jeden wichtig, der seine Abläufe optimieren und den gestiegenen Ansprüchen anpassen möchte und muss. Häufig ist es sogar existenzentscheidend, die richtigen Antworten zu finden.
Denn produktiv sind Makler ausschließlich im direkten Kundenkontakt. Ihr Umsatz resultiert aus Beratung und Verkauf. Dafür aber wird die Zeit immer knapper.

Adressbeschaffung und Terminierung

Während etablierte Makler häufig auf den Bestand setzen, kaufen andere zusätzlich Adressen, sogenannte „Leads“. Bezugsquellen sind Adressbörsen, auf denen der Preis sinkt, je länger eine Adresse angeboten wird, oder Handelsplattformen, die Käufer und Verkäufer zusammenbringen. Besonders begehrt und damit teurer als andere sind Leads zu courtageträchtigen Verträgen wie Krankenversicherung und Altersvorsorge.
Die Preise liegen zwischen 30 und 150 Euro. Eine kostengünstigere Alternative der Adressgewinnung bietet auch das Internet, zum Beispiel mit dem Angebot eines Newsletters.

Das richtige Vorgehen bei der Terminierung entscheidet über die Terminquote. Nicht jeder gute Verkäufer ist auch am Telefon erfolgreich. Oft steht sich der Vermittler selbst im Weg.
Denn zu viel Fachwissen verleitet dazu, bereits am Telefon ein Verkaufsgespräch zu führen, wo doch nur ein Termin vereinbart werden sollte. Eine Terminvereinbarung durch Dritte kann da effizienter sein. Doch Vorsicht: Ein Anruf bei einem Verbraucher, der sich nicht auf einen bestehenden Vertrag bei dem Vermittler bezieht, ist nur zulässig, wenn der Gesprächspartner dem vorher ausdrücklich zugestimmt hat. Andernfalls kann es teuer werden. Nach dem „Gesetz zur Bekämpfung unerlaubter Telefonwerbung“, das im August 2009 in Kraft getreten ist, werden unerlaubte Anrufe mit einer Geldbuße bis zu 50.000 Euro geahndet.
Seriöse Dienstleister wissen um die Problematik und können sogar dabei helfen, die fehlende Genehmigung einzuholen.

Beratung und Bestandsarbeit

Kommt es zu einem Beratungstermin, sind gerade für Makler Markt- und Produktkenntnisse extrem wichtig. Hier holen sich viele bereits mit einer Vergleichssoftware Unterstützung.
Diese hilft bei der Marktbeobachtung und reduziert den Aufwand für eigene Analysen.
Sorgfalt ist dennoch angebracht, denn auch der Einsatz von renommierter Software entbindet den Makler nicht von der Verantwortung für seine Empfehlung.

Weil Makler nicht alle Kunden regelmäßig persönlich kontaktieren können, gewinnen Kundenzeitungen an Bedeutung. Wer nicht länger kostbare Wochenenden damit verbringen will, Artikel für seine Kunden zu verfassen, kauft sich Unterstützung bei Spezialanbietern oder Fachverlagen ein.
Diese liefern journalistische Texte, die auch in Kleinstauflagen personalisiert und an das Erscheinungsbild des Vermittlerbetriebes angepasst werden. Die Preise variieren: Eine elektronische Version ist bereits ab rund 100 Euro für zwei Ausgaben pro Jahr zu haben. Die gedruckte Ausgabe kostet je nach Anbieter, Umfang und Auflage circa ein bis zwei Euro je Stück.

Auch Mailings helfen, mit geringem Zeitaufwand den Kontakt zu pflegen und Verkaufsaktionen zu flankieren. Doch wer sich schon einmal daran versucht hat, weiß: Es ist gar nicht so einfach, einen wirkungsvollen Werbebrief zu texten.
Werbeagenturen, Public Relations- oder Textbüros bieten hierzu ihre Dienste an.
Kosten sind pauschal kaum zu beziffern; sie werden auf Projektbasis oder nach Aufwand abgerechnet. Der Stundensatz kann zwischen 40 und 200 Euro liegen.

Doch nicht nur auf die richtige IT- Ausrüstung und den passenden Medieneinsatz kommt es an, auch die Personaldecke muss stimmen. Gerade für Makler, die bislang als Einzelkämpfer oder nur mit einer Teilzeitkraft über die Runden kommen, lohnt es sich eventuell, mit einem Sekretariatsservice zu kooperieren.
Dieser sorgt für telefonische Erreichbarkeit, übernimmt auf Wunsch Sekretariats- und Marketingleistungen und springt ein, wenn die eigene Mitarbeiterin im Urlaub oder krank ist. Für weniger als 100 Euro im Monat ist das eigene Unternehmen an fast allen Tagen im Jahr telefonisch erreichbar. Zur monatlichen Grundgebühr addieren sich in der Regel moderate Kosten je nach Gesprächsaufwand.

Professionelle IT gefragt

Ein gut funktionierendes Maklerverwaltungsprogramm ist mit entscheidend für effiziente und reibungslose Abläufe im Maklerbüro. Als optimal gilt, wenn es sämtliche Aufgaben von der Kundenselektion über Bedarfsermittlung, Angebot, Beratungsdokumentation, Policierung, Courtageabrechnung bis hin zu Vertragsverwaltung und Schadenmanagement ohne Medienbruch unterstützt. Manche Makler setzen teils noch auf eigene Programmierungen.
Dabei gibt es längst schon professionelle Kunden- und Vertragsverwaltungsprogramme für die unterschiedlichsten Ansprüche. Wer vor der Entscheidung für ein neues Programm steht, sollte sein individuelles Anforderungsprofil erstellen und dies mit den Funktionen und Komponenten der einzelnen Programme vergleichen. Die meisten Hersteller bieten auf Nachfrage auch Demoversionen an. Damit kann man selbst testen, ob die Software den Ansprüchen gerecht wird.

Pools und Service-Dienstleister

Maklerpools, Verbünde und Servicedienstleister bieten verstärkt ihre Unterstützung an, wenn sich Makler professionell aufstellen wollen. Marketingservices, Vergleichs- und Verwaltungsprogramme oder auch Backoffice-Unterstützung wie Sekretariatsaufgaben, Telefonservice, Risikovoranfragen oder Policenkontrolle, werden dazu teils zu Sonderkonditionen oder auch kostenfrei offeriert.

Wer sich dafür interessiert, sollte genau prüfen, worauf er sich einlässt. So bietet manches Maklerverwaltungsprogramm nur dann echte Effizienzvorteile, wenn das Neugeschäft vollständig über den Pool abgewickelt wird, der die Software zur Verfügung stellt.
Dadurch entsteht eine stärkere Bindung zum Anbieter, aber nicht selten auch eine Abhängigkeit.

Sabine Brunotte

brunottekonzept.de