Ford, einer der größten weltweit operierenden Autohersteller stand in der ersten Hälfte des zwanzigsten Jahrhunderts mehrmals vor dem Bankrott. Am Ende des zweiten Weltkriegs schaffte der Konzern, trotz millionenschwerer Aufträge durch die US-Regierung, nur eine knappe schwarze Null im Renditeergebnis. So erzählt es Robert S McNamara in seinen Memoiren. Und er muss es wissen, wurde er doch mit der Aufgabe betraut, die Ursachen für die schlechte Rentabilität zu ermitteln. Er brauchte nicht lange suchen: Die Buchhaltung von Ford war ein heilloses Durcheinander.

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Niemand kann auf Buchhaltung verzichten

An diesem Beispiel wird deutlich, wie wichtig eine korrekte Buchführung ist. Größe, Gebäude und Produktionshallen spielen keine Rolle - erst die Bücher sagen, wie es um ein Unternehmen wirklich bestellt ist.



Lästig aber notwendig


Gerade kleine und mittlere Unternehmen stöhnen häufig über die lästige Buchhaltungspflicht. Wie gerne würde so mancher Durchstarter sich lieber mit seinen Erfindungen oder seinem Marketing beschäftigen. Aber die Angst vor einer Prüfung treibt die meisten dazu, dieser Aufgabe mehr schlecht als recht nachzugehen. Dabei ist gerade das ein fataler Irrtum: Ob Steuervorteile oder Rentabilitätspotentiale - es ist in jedem Fall die Buchhaltung, die einem Unternehmen genaue Auskunft über sämtliche Kapazitäten geben kann. Denn eines muss jeder Unternehmer wissen: Jeder gesparte Euro ist ein doppelt verdienter Euro: Das gesparte Geld muss weder versteuert, noch erst durch eine mühselige Rentabilitätsrechnung unter zähen Verhandlungen und bangen Ungewissheiten erwirtschaftet werden. Sparen geht schnell, direkt und ist sicher. Man muss nur die Potentiale entdecken und die Möglichkeiten voll ausschöpfen. Aber wie kommt man an die Informationen?



Drei Wege führen zum Ziel


Für die meisten kleinen und mittleren Unternehmen besteht der Königsweg darin, die Buchhaltung einem Dienstleister anzuvertrauen. So kompetent und zertifiziert in Deutschland die professionellen Buchhalter und Steuerberater auch sind - es ist immer mit erheblichen Kosten verbunden. Dass man diese Kosten auch als Betriebsausgaben absetzen kann, macht die Sache zwar weniger schmerzhaft - aber mit mehreren tausend Euro muss ein Unternehmen im Jahr schon rechnen, wenn es einen renommierten Buchhalter als Dienstleister buchen möchte.

Noch teurer ist der Aufbau einer eigenen Buchhaltungsabteilung. Man rechnet grob mit 150000 Euro Umsatz pro Jahr, die ein durchschnittliches Unternehmen aufbringen muss, um einen neuen Mitarbeiter rentabel beschäftigen zu können. Bei aller Kompetenz und Notwendigkeit einer leistungsstarken Buchhaltung - es bleibt eine unproduktive Abteilung, die mit den Kernaufgaben und der Wertschöpfung des Unternehmens nichts zu tun hat. Es muss daher wohl überlegt sein, ob die eigenen Umsätze den Aufbau einer eigenen Abteilung für die Buchführung rechtfertigen können.

Chefs von kleinen und mittleren Unternehmen nehmen deshalb die Sache häufig selbst in die Hand. Die Angebote der IHKs und Volkshochschulen sind im Bereich Unternehmensgründung und Buchführung sehr stark. Diese Angebote sind deshalb sehr zu empfehlen. Aber dennoch - wie kann man sicher sein, auch alles richtig zu machen?



Leistungsstarke Buchhaltungssoftware


Eine leistungsstarke Buchhaltungssoftware kann auch einem Einzelunternehmen helfen, vom ersten Tag an strukturiert und organisiert seine Bücher in Ordnung halten. Dabei sind die modernen Programme weit mehr als angepasste Exceltabellen. Wirklich brauchbare Programme zur Buchführung sollten drei Elemente beinhalten:

  • 

Aktualität

  • Umfassender Funktionsumfang
  • Usability



Die Software sollte immer auf dem neuesten Stand der Gesetze sein. Was nützen Freeware oder Sonderangebote vom Grabbeltisch, wenn die Programme nicht mehr die aktuelle Rechtsprechung berücksichtigen? Nur mit einem topaktuellen Programm hat man die Garantie, Nachteile vermeiden und die vollen Vorteile nutzen zu können.

Der Funktionsumfang eines leistungsstarken Programms für die Buchführung geht weit über eine einfache Verbuchung von Einnahmen und Ausgaben hinaus. Erst mit einer vollständigen Einnahmen-Überschuss-Rechnung einer doppelten Buchführung mit Gewinn- und Verlustrechnung und mit allen Abschreibungs- und Anrechnungsoptionen und nachhaltigen und komfortablen Verwaltung bis in die kleinsten Konten hinein kann man von einer echten Buchhaltungssoftware sprechen. Hat man dann noch eine ELSTER-Anbindung für das Finanzamt, sind von den Grundfunkionen alle notwendigen Voraussetzungen erfüllt.

Schließlich muss eine Software zur Buchführung einfach zu erlernen und intuitiv zu bedienen sein. Vertraute Benutzeroberflächen, zuverlässige Hilfefunktionen, Schritt für Schritt Anleitungen und eine Hotline zur Klärung spezifischer Fragen gehören bei einem hochwertigen Produkt auf jeden Fall dazu.

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Doch jetzt kommt die gute Nachricht: Die wirklich interessanten und leistungsfähigen Programme gibt es schon für erstaunlich wenig Geld. Für unter 180 Euro bekommen kleine Unternehmen und Start-Ups schon eine umfassende Funktionsvielfalt geboten. Ein Programm, welches keine Wünsche mehr offen lässt ist schon für unter 500 Euro erhältlich. Kombiniert mit einer kleinen Schulung über die Grundlagen der Buchhaltung, kann jeder Unternehmer gelassen seinen Verpflichtungen zur Buchhaltung entgegen sehen.